Office manažer(ka)

HOTELTIME SOLUTIONS je česká společnost, která vyvíjí a provozuje vlastní softwarová cloudová řešení v oblasti hotelnictví a gastronomie s důrazem na kvalitu produktu a zákaznického servisu.

Působíme ve více než 25 zemích světa. Naše hlavní hodnoty jsou postavené na odvětví, pro které pracujeme (hospitality), a stejně jako v dobrém hotelu je i pro nás hlavní spokojenost zákazníka.

POPIS POZICE:

• zodpovídá za celkovou organizaci a efektivní fungování kancelářského prostoru a provozu společnosti

• úzce spolupracuje s vedením firmy

• tato pozice vyžaduje diskrétnost, spolehlivost vzhledem k přístupu k důvěrným informacím a reprezentativní vystupování

• pomáhá vedení s administrativními úkoly a organizací

Hlavní úkoly a zodpovědnosti:

• správa kancelářských prostor: zajišťuje a dohlíží na udržování provozu kanceláří, včetně vybavení, zařízení, zásob a čistoty, přípravy jednacích prostor, správa klíčů

• administrativní podpora: poskytuje administrativní podporu vedení firmy, vedoucím týmů, ostatním zaměstnancům, zajištění poštovní a kurýrní služby

• evidence a archivace smluv, vystavování a zpracování faktur a komunikace s klienty, bankou, účtárnou

• koordinace služebních cest a administrativy s tím spojené, správa vozového parku, organizaci schůzek a správu kancelářských potřeb

• řízení dodavatelů: sleduje a dohlíží na dodavatele, dodavatelé kancelářského vybavení atd.

• finanční správa: sledování výdajů a správa pokladny

• koordinace akcí – asistence při organizaci interních setkání, firemních akcí a souvisejících úkolů ve spolupráci s týmy marketingu a HR

• péče o návštěvy a ad hoc úkoly

Předpoklady:

• můžeme se na Tebe vždy spolehnout a co řekneš, to platí

• ochota, přátelský a proaktivní přístup vůči kolegům a klientům/partnerům

• umíš si zorganizovat práci a zvládneš ustát, když je toho někdy hodně

• k práci přistupuješ pečlivě a přicházíš s návrhy toho, co by šlo dělat lépe/efektivněji

• umíš pracovat s PC a MS Office a máš snahu se naučit to, co neznáš

• nebojíš se říct, že něco neumíš, nebo že potřebuješ pomoct

• ochotu pomoci kolegům – s velkými i malými věcmi, když Tě poprosí i když vidíš, že by pomoc potřebovali

• když vidíš nepořádek, tak ho nepřekročíš a raději povoláš úklidovou četu

• sleduješ prostředí okolo a uvědomuješ si, že je to naše vizitka před klienty a prostředí, kde se mám musí dobře spolupracovat

• min. SŠ s maturitou

• píšeš bez pravopisných chyb

• máš alespoň základy angličtiny

Co Ti můžeme nabídnout:

• flexibilní pracovní dobu

• práci na hlavní pracovní poměr se smlouvou na dobu neurčitou

• motivující finanční ohodnocení s možností růstu a odměn

• počítač, mobilní telefon a vše co budete k práci potřebovat

• různorodou práci v perspektivním oboru

• možnosti odborného růstu, vysokou míru samostatnosti

• přátelské, nekorporátní prostředí společnosti, které se Ti bude líbit

• zaměstnanecké benefity

• pracoviště Praha Vinohrady

• možnost nástupu ihned