Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

Sous l'autorité directe du délégué ministériel à l'encadrement supérieur et de son adjoint, et en lien avec les membres de l'équipe de la DMES, le ou la titulaire du poste exerce les fonctions de coordinateur administratif de la délégation et assiste le délégué et éventuellement son adjoint.

À ce titre, il assure principalement :

1- L'ensemble du suivi administratif des recrutements des emplois de direction (chefs de service, sous-directeurs, experts de haut niveau, directeurs de projets, postes de direction de l'administration territoriale de l'Etat/DATE) : réception des candidatures, établissement des tableaux de suivi des candidatures, accusés de réception auprès des candidats, pré-examen de l'éligibilité des candidatures, convocation des candidats, constitution des dossiers pour les comités d'audition, réponses aux candidats à l'issue des processus de recrutement ;

2- Le suivi administratif de la procédure du tour extérieur des administrateurs de l'Etat :

Pour la phase de pré-sélection des candidats : mise à jour de l'arrêté de composition du comité de pré-sélection ministériel, planification des réunions, préparation des dossiers, planification des jurys blancs et des séances de préparations diverses des candidats présélectionnés.

3- L'organisation du parcours d'accueil des nouveaux cadres supérieurs du ministère (sorties INSP/INP/ Chaillot, tours extérieurs etc.) : organisation des réunions, déplacement en lien avec les DG, les services déconcentrés et les établissements publics ;

4- Le suivi des déclarations d'obligations déontologiques du périmètre concerné de l'encadrement supérieur en cas de 1ère nomination et de renouvellement de mandat : assurer une veille des nominations au JO, l'envoi de mails aux cadres concernés, le suivi des retours et les réponses de premier niveau.

Par ailleurs, le coordinateur aura la responsabilité :

5- De l'organisation des réunions et de la préparation administrative des " revues annuelles des cadres et des talents " : fixer et préparer les réunions préparatoires et finales, en lien avec les autorités d'emploi correspondantes et les DRAC/DAC ;

6- Du suivi et le traitement des messages de la boîte mail fonctionnelle de la DMES pour traitement direct ou redirection vers les membres de l'équipe et une partie des prises de rendez-vous du délégué.

7- D'assister le délégué sur l'ensemble des missions administratives (tenue d'agenda, prises de rendez-vous)

Le coordinateur administratif pourra se voir confier d'autres missions, en fonction des dossiers et actualités de la DMES.

Profil recherché

Description du profil recherché :

Compétences techniques/ Savoir-faire :
-Maîtrise de l’environnement Windows (excel, word, outlook) et de RESANA
-Bonnes capacités rédactionnelles
-Connaissance du ministère, de ses missions et de ses services
-Gestion d’agenda, prises de contact téléphoniques

Savoir-être (compétences comportementales) :
-Discrétion et confidentialité impératives
-Esprit d’équipe et sens du service
-Esprit d’initiative
-Méthode, organisation, rigueur