Responsable – Gestion administrative & financière (4/5 jours par mois)
Latitudes

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Responsable – Gestion administrative & financière (4/5 jours par mois)

  • Freelance 
  • Début :
  • Paris, Dijon, Marseille
  • Télétravail total possible
  • Éducation : Non spécifié
  • Expérience : > 2 ans

L'entreprise

Latitudes

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  • Association, Environnement / Développement durable, SocialTech / GreenTech
  • < 15 salariés

Le poste

Responsable – Gestion administrative & financière (4/5 jours par mois)

  • Freelance 
  • Début :
  • Paris, Dijon, Marseille
  • Télétravail total possible
  • Éducation : Non spécifié
  • Expérience : > 2 ans

Cette offre a été pourvue !

Qui sont-ils ?

📣 Il est temps de réinventer la tech !

Latitudes est une communauté d’acteurs et d’actrices de la tech, qui se mobilisent pour créer une technologie engagée et responsable. Leur vision : contribuer à une culture tech d’intérêt général – c’est-à-dire que chaque personne qui travaille dans la tech soit fière de l’impact social et environnemental de son travail ! 🌟

Constituée en association loi 1901, Latitudes est un OVNI, une sorte de start-up associative : la vitesse et l’ambition d’une start-up pour avoir le maximum d’impact, l’engagement et le sens du collectif d’une association car nous ne changerons pas le monde tou·tes seul·es !

L’association mène joyeusement ses programmes, qui s’adressent chaque année à 10 000 personnes du monde de la tech (étudiants et étudiantes, développeurs et développeuses, data scientists, product managers, dirigeants et dirigeantes) pour les aider à s’engager pour une technologie plus vertueuse. 💪

Depuis sa création en 2017, par 3 ami·es ingénieurs, Latitudes a su réunir autour d’elle 3 500 membres, 30 écoles et universités clientes (CentraleSupélec, Epitech, Digital Campus) et 30 entreprises adhérentes (1000Mercis, Ekimetrics, M33, Devoteam), ce qui lui permet de s’autofinancer depuis sa première année.

Elle a passé une belle étape de développement en 2022 en triplant la taille de l’équipe (de 6 à 17 personnes), pour lancer de nouveaux programmes et étendre son impact !

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Descriptif du poste

L’aventure que tu rejoins

Latitudes a connu en 2022 une forte croissance : en 1 an, nous avons triplé la taille de l’équipe, passant de 6 à 17 personnes !

Avec cette belle croissance de l’équipe, les sujets de gestion RH, administratifs et financiers deviennent de plus en plus importants. C’est pourquoi nous recherchons une personne pour intervenir au carrefour de tous ces enjeux, en lien direct avec Manon, co-fondatrice de Latitudes. 💪

Tes missions et ton défi sur ce poste

1. Suivi comptable

  • Saisir les pièces comptables chaque mois, en assurant le bon remplissage de la comptabilité analytique
  • Faire le rapprochement avec le compte bancaire pour assurer la fiabilité de notre suivi
  • Suivre les relations fournisseurs (validation des devis, acomptes, soldes, facturation récurrente)
  • Émettre et rembourser les notes de frais des collaborateur·ices et des bénévoles

Environ 1 jour par mois

2. Facturation et recouvrement

  • Émettre les devis et factures associées à nos prestations
  • Émettre également les conventions de mécénat ou de subvention, les appels de fonds et les reçus fiscaux relatifs à nos financements par don
  • Faire le rapprochement avec le compte bancaire pour valider la réception des fonds
  • Effectuer un suivi client rapproché pour assurer le recouvrement de ces factures, subventions et et promesses de don

Environ 2 jours par mois

3. Gestion administrative des RH

  • Suivre et déclarer les congés chaque mois (chez Latitudes, ils sont illimités - mais on les suit quand même !)
  • Expliquer et rembourser aux salarié·es les -nombreux- avantages qu’offre Latitudes (transports, indemnité de télétravail, forfait matériel, etc.)
  • Gérer les arrêts maladie
  • Gérer également le volet administratif des nouveaux contrats et des éventuelles ruptures
  • Émettre les fiches de paie en lien direct avec notre experte-comptable
  • Verser les salaires et les renseigner chaque mois dans nos outils de suivi (chez Latitudes, tous les salaires sont transparents !)

Environ 1 jour par mois

4. Appui à la gestion financière

  • Reporter chaque mois les dépenses effectives pour ajuster nos prévisions
  • Mettre à jour le budget (chaque trimestre) et le plan de trésorerie (tous les 2 mois)
  • Formuler si nécessaire des recommandations pour les prochains investissements (notamment recrutements)

Environ 1/2 journée par mois

Pour toutes ces missions, nous utilisons des services en ligne et/ou avons construit des outils “maison” qui nous permettent d’automatiser un certain nombre de choses : ce sera l’occasion d’apprendre à les paramétrer et à les faire évoluer.

Nous cherchons donc une personne à l’aise avec les outils de gestion et capable de s’y adapter rapidement.

Tu auras aussi toute latitude 😎 pour proposer des améliorations sur l’ensemble de ces axes, afin de perfectionner notre suivi pour nous permettre de grandir sereinement !

Tu l’auras compris, ce qu’on te propose, c’est une mission véritablement 360°, où tu toucheras à tous les aspects RH, administratifs et financiers d’une jolie structure, dont le budget 2022 est de 800k€ !

Les modalités

C’est la première fois que nous aurons une personne en freelance sur ces aspects (auparavant, tout cela était géré par Manon, co-fondatrice de l’asso, ou partagé entre les membres de l’équipe salariée).

Nous avons donc comptabilisé le temps nécessaire, rédigé de la documentation pour chaque section, et nous imaginons bien fonctionner comme suit :

  • Fixer entre nous 1 jour de travail par semaine – idéalement le même chaque semaine pour donner de la visibilité à l’équipe
  • S’autoriser à ajouter des jours ponctuellement, en fonction des besoins – par exemple, dans une période avec beaucoup de gestion RH, ou bien en février pour les comptes annuels
  • Facturer au mois en fonction du nombre de jours réellements passés – pour garder un maximum de souplesse.

Mais comme c’est la première fois, la porte est ouverte pour discuter du meilleur système !
On préfère quand même préciser que, pour que ça fonctionne, on cherche quelqu’un qui a envie de s’engager avec nous dans la durée. 💕
Quant au taux journalier, parlons-en ensemble !

Profil recherché

Comme pour tous les postes chez Latitudes, nous cherchons des personnes passionnées et engagées, qui veulent apporter leur pierre à la résolution des défis de notre temps !

Tu seras à ta place dans l’équipe si :

  • tu as le sens du collectif et tu es prêt ou prête à rejoindre une équipe soudée, où chaque personne apporte son authenticité, tout en respectant des valeurs communes fortes ;
  • tu partages les valeurs de Latitudes : l’enthousiasme, l’audace et l’humilité – car nous comptons bien changer le monde, mais pas seul·es !
  • tu te sens à ton aise face à un mode d’organisation basé sur l’autonomie et une forte culture du feedback – ce qui va de pair avec une saine transparence entre nous, ainsi qu’avec des niveaux d’ambition et d’exigence élevés pour porter la vision le plus loin possible.

Tu seras à ta place à ce poste si :

  • tu es rigoureux·se, organisé·e et fiable : on peut compter sur toi pour que tout soit tenu, propre et sans erreur (une petite erreur de temps en temps c’est quand même humain 😉)
  • tu es exigeant·e envers toi-même et les autres pour proposer des pistes d’amélioration si tu vois que tout ne tourne pas rond (dans l’équipe, on a le goût du travail bien fait 👌)
  • tu es autonome et tu sais solliciter de l’aide quand tu en as besoin : tu n’as pas peur de devoir un peu chercher et faire preuve de débrouillardise si tout ne fonctionne pas exactement comme prévu (car on reste une petite structure dans laquelle il faut savoir s’adapter 🙃)

Déroulement des entretiens

  • Candidature : écris-nous avec ton CV ou ton profil Linkedin, et la réponse à 2 questions ouvertes
  • Découverte mutuelle : tu échanges au téléphone pendant 30 min avec Manon (co-fondatrice de Latitudes), pour comprendre ce qui t’anime dans ce poste
  • Étude de cas : tu réalises un travail guidé en 1h, à distance, pour valider tes compétences et ta capacité de production sur ce poste
  • Période de test : on commence à travailler ensemble pendant 1 mois, pour tester la fluidité de notre fonctionnement
  • Relation longue durée : c’est parti pour la vie un bout de chemin ensemble
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Questions et réponses sur l'offre
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