🎯 Votre rôle

Au sein de notre équipe Customer Success, le.la Responsable Administratif pilote l’ensemble des activités liées au montage, au suivi et à la conformité des dossiers de subvention (ADVENIR) et des dossiers de financement partenaires dans le cadre des projets IRVE (Infrastructure de Recharge pour Véhicules Électriques) en copropriétés et en habitat collectif.

Il encadre l’équipe administrative (3 personnes à date, équipe amenée à croître) et garantit un traitement fiable, rapide et conforme des dossiers. Il veille en particulier à l’optimisation et à la sécurisation de la récupération des financements et subventions, levier essentiel de la performance opérationnelle et un enjeu majeur de la performance financière de Zeplug France.

Les missions :

• Management & organisation

  • Encadrer, animer et faire monter en compétence l’équipe administrative (3 personnes + futures recrues).

  • Définir les priorités, organiser la charge et suivre la performance individuelle et collective.

  • Mettre en place des rituels d’équipe, des indicateurs de suivi et un pilotage structuré de l’activité.

• Gestion opérationnelle des dossiers de subventions ADVENIR

  • Superviser la constitution, la qualité et la conformité des dossiers ADVENIR pour les bornes individuelles et collectives.

  • Assurer le respect des exigences du programme (justificatifs, délais, conformité technique…).

  • Suivre le cycle de vie complet : dépôt → validations → corrections → paiements.

  • Développer une expertise interne sur les évolutions du programme ADVENIR.

  • Piloter les échanges avec les parties prenantes internes et externe
    

• Gestion administrative des dossiers de financement

  • Accompagner les commerciaux sur la préparation et la complétude des dossiers destinés aux partenaires financiers (type Logivolt / financements tiers).

  • Garantir l’exactitude et la conformité des pièces fournies pour sécuriser les financements.

  • Être le point de contact privilégié du financeur pour fluidifier le traitement.
    

• Amélioration continue, qualité & conformité

  • Structurer, documenter et améliorer les process internes (checklists, procédures, outils).

  • Identifier les irritants et proposer des améliorations (automatisations, outils, templates…).

  • Participer aux projets transverses (automatisation, IA, optimisations back-office).

  • Veiller à la bonne intégration des flux administratifs dans l’écosystème Zeplug : Opérations, Sales, Service Client, Produit & Tech.
    

• Reporting & pilotage

  • Mettre en place un reporting fiable : volumes déposés, taux de refus, délais de traitement, paiements, flux entrant/sortant.

  • Communiquer régulièrement sur la performance auprès de la Direction.

  • Assurer une vision claire du risque, notamment sur les dossiers proches d’expiration.

⭐ Ce poste est fait pour vous si :

• Vous disposez 4 à 7 ans d'expérience en gestion administrative, financement, subventions, back-office, ADV ou poste similaire. Une expérience en management d'équipe sera fortement valorisée.

• Une connaissance des dispositifs publics (subventions, aides) ou de l’écosystème IRVE est un plus évident.

Les compétences clés :

• Parfaite rigueur administrative et sens du détail.

• Solides capacités de gestion de volumes importants et sujets complexes.

• Excellentes compétences analytiques : capacité à interpréter des données, identifier des leviers d’optimisation et piloter la performance liée aux financements et subventions.

• À l’aise avec les outils informatiques (CRM / Salesforce, tableurs, outils de gestion documentaire).

• Compétences en conduite de process et amélioration continue.

• Capacité à interagir avec plusieurs départements (Sales, OPS, Produit, Finance…).

Les soft skills :

• Leadership naturel, bienveillance et exigence.

• Très forte autonomie et sens des responsabilités.

• Fiabilité, organisation et gestion des priorités.

• Esprit analytique et orientation solution.

• Aisance relationnelle, pédagogie et posture de “business partner”.

  
  
  

⚡ Ce que nous avons à vous offrir

💻 Une organisation flexible : jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l’équilibre entre vie pro et perso

🏙️ Des bureaux en centre-ville : Paris 9e

🚃Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun

🍔 Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent 

🎬 Accès à la plateforme de notre CSE “Leeto” permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives…

🏃 Une vie d’entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied…) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s’engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires…)