Au cœur de l’organisation, l’Assistant(e) de Direction assure un rôle stratégique dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Véritable interface entre la direction et l’ensemble des collaborateurs, clients et partenaires, ce poste requiert une grande polyvalence et un niveau élevé de responsabilités.

Mission principale : Assister la direction dans la gestion quotidienne et stratégique de l’entreprise en gérant l’organisation administrative, la communication interne et externe, et en coordonnant les activités opérationnelles.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE

• Gérer l’agenda du directeur (rendez-vous, réunions, déplacements)

• Organiser et coordonner les réunions et/ou événements extérieurs, … : préparation, convocations, comptes-rendus

• Planifier et organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, programme)

• Assurer le suivi des dossiers administratifs et réglementaires

• Participer au suivi de projets stratégiques et en coordonner certains aspects

COMMUNICATION ET RELATIONNEL

• Filtrer et traiter les appels téléphoniques et emails

• Assurer la communication interne : diffusion d’informations, notes de service

• S’assurer de la mise en pratique des différents plans d’action avec les différents pôles de l’entreprise

GESTION FINANCIÈRE ET BUDGÉTAIRE

• Suivi budgétaire : élaboration des tableaux de bord financiers et analyse des écarts

• Gestion des factures : contrôle des notes de frais, saisie factures fournisseurs/clients

• Interface expert-comptable : préparation des éléments comptables et suivi déclarations

• Reporting financier : indicateurs de performance et dossiers pour la direction

PROFIL RECHERCHÉ

• Niveau Bac+2 à Bac+5 en Assistanat de Direction, Gestion, Commerce ou équivalent

• Formation spécialisée en secrétariat de direction ou assistant manager appréciée

• Minimum 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire d’assistant(e) de direction ou de cadre dirigeant

• Expérience en environnement dynamique et multi-projets

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques : Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace

• Outils de communication : Teams, Zoom, Slack, logiciels de visioconférence,…

• Gestion d’agenda : Outlook, Google Calendar, outils de planification

• Maîtrise parfaite de l’anglais (écrit et oral)

QUALITÉS PERSONNELLES ET COMPORTEMENTALES

• Excellentes capacités relationnelles et de communication

• Sens de l’organisation et rigueur

• Réactivité et adaptabilité

• Autonomie et prise d’initiative

• Gestion du stress et des priorités

CONDITIONS D’EMPLOI

• CDI de 39h/semaine

• Poste de bureau avec des horaires semaine du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00

Entretien avec les fondateurs