Rattaché(e) à la Responsable Comptable Groupe au sein de la Direction Financière, l’assistant(e) administratif(ve) est le point de contact privilégié pour toutes les questions relatives aux dépenses professionnelles et aux notes de frais. Ses responsabilités couvrent l’intégralité du cycle de vie des notes de frais, depuis leur soumission jusqu’au suivi de leur remboursement.

1. Traitement et contrôle des notes de frais :

• Réception, vérification de la conformité (législation, politique interne, validité des justificatifs).
• Utilisation et maîtrise de l’outil de gestion des notes de frais (ASA).
• Suivi en collaboration avec l’équipe ADV des frais refacturables aux clients.
• Suivi du respect des budgets spécifiques.
• Suivi des avances de frais accordées.

1. Conseil et support aux salariés :

• Information et assistance aux collaborateurs sur la politique de dépenses de l’entreprise et l’utilisation de l’outil dédié.
• Gestion des litiges et des questions relatives aux remboursements.

1. Administration générale :

• Mise à jour et application des procédures internes concernant les notes de frais et les déplacements professionnels.
• Aide ponctuelle à l’équipe administrative ou comptable sur des tâches connexes (classement, suivi de factures, gestion de courrier, etc.).

Formation

• Minimum Bac +2 (type BTS Assistant de Gestion PME-PMI, Comptabilité, Gestion, ou équivalent).

Expérience

• Une première expérience (1 à 3 ans) en assistanat administratif et/ou en comptabilité, idéalement avec une forte exposition à la gestion des notes de frais.

Compétences Techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : excellente connaissance d’Excel (tableaux croisés dynamiques, formules de base).
• Outils : connaissance et aisance avec les logiciels de gestion des notes de frais.

Qualités personnelles

• Rigueur et organisation : capacité à traiter un grand volume d’informations avec précision.
• Discrétion : manipulation des informations confidentielles (salaires, dépenses personnelles).
• Autonomie et proactivité : capacité à gérer les priorités et anticiper les besoins.
• Relationnel : pédagogie et sens du service pour interagir avec l’ensemble des équipes.