Sous l’autorité de la direction exécutive de l’Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes :

- Effectuer le suivi de la procédure d’admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions :

• Préparation des COMEX d’admission en lien avec la direction exécutive de l’Ecole et la direction des Admissions ;
• Vérification du statut académique des directeurs de thèse ;
• Enregistrement des admis dans la base de données Banner ;
• Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux.

- Effectuer le suivi de la procédure d’admission en habilitation à diriger des recherches (HDR) :

• Prise de connaissance de l’ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ;
• Enregistrement des admis dans la base de données Banner.

- Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l’ensemble des programmes doctoraux :

• Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ;
• Convocations du jury, annonce des soutenances ;
• Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ;
• Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ;
• Veille juridique.

- Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR :

• Renforcement de l’efficacité et de la conformité des procédures existantes ;
• Mise en place d’outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes.

- Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit) :

• Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ;
• Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires.

Missions transverses :

• Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ;
• Veille juridique et suivi de l’évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires…) ;
• Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ;
• Etablissement d’attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ;
• Réponses aux demandes d’informations ;
• Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes.

Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris.

Créée en 1988, l'École de la Recherche (EDR) propose pour plus de 600 étudiants, des programmes de master et de doctorat dans les cinq disciplines enseignées à Sciences Po (droit, économie, histoire, science politique et sociologie). Les missions de l'École sont menées à bien en étroite collaboration avec les enseignants chercheurs, les centres de recherche, la Direction de la Formation et de la Recherche.

• Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac+2/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie dans un domaine similaire 
• Excellentes qualités relationnelles, capacité à s’exprimer à l’oral face à des interlocuteurs variés (interne/externe) 
• Grand sens de la diplomatie et de la pédagogie 
• Forte autonomie, sens de l’initiative et des responsabilités 
• Qualité d’organisation du temps, du travail en équipe, et en mode collaboratif avec les autres services de l’Institution 
• Excellentes qualités rédactionnelles et sens de l’écoute 
• Connaissance du projet éducatif de Sciences Po et capacité à en rendre compte 
• Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum) 
• Très bonne capacité à s’exprimer à l’oral et à l’écrit et excellente capacité de synthèse 
• Capacité à représenter l’Institution 
• Très bonne maîtrise des outils informatiques.