Sous la responsabilité du Directeur Technique et/ou du Directeur Technique Adjoint, les missions sont à la fois fonctionnelles et opérationnelles.

1. Missions fonctionnelles du département DT

• Assurer le secrétariat du service : volet administratif (gestion des documents, agendas, plannings, appels, …) et  organisationnel (organisation de réunions,  réservations, déplacements, etc.)

• Veiller à la mise à jour des documents internes de la Direction Technique

• Centralisation des contrats pour mise à la signature (vérification de la complétude des documents)

• Piloter le traitement et la mise en forme des courriers entrants/sortants, en assurer le suivi

• Assurer la mise à jour des présentations types du département (présentation nouveaux arrivants, organigramme, etc), notes, dossiers et supports nécessaires aux prises de décisions ou présentations.

• Organiser les réunions (internes / externes) : convocations, ordres du jour, logistique, comptes rendus.

• Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances

• Veiller à la confidentialité et à la fiabilité des informations traitées

1. Missions opérationnelles pour le pôle Gestion de Projets :

• Assister les Responsables de Projets dans les consultations d’entreprise (phase Appel d’Offres)

• Suivre des tableaux de bords dédiés aux projets (suivi des autorisations administratives, etc.)

• Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances

• Suivre les correspondances (courriers entrants, délais de réponses, etc.)

• Classement et organisation de l’archivage – S’assurer pour son propre usage et auprès des Responsables de Projets de al bonne utilisation de la GED

• Suivre les Dossiers Administratifs des Fournisseurs (DAF)

• Organisation des demandes de règlements urgents et relances comptables

• Préparation du calendrier annuel de rencontres des fournisseurs les plus importants sous forme de comité de pilotage

• Contribuer à l’élaboration en lien avec les Responsables de Projet de l’ensemble des contrats de prestations de service et de construction, et d’une manière générale tout acte administratif de suivi : contrats de prestations, devis, factures, ordre de paiements, assistance du service comptabilité/finance des arrêtés comptables,

• Veiller la mise à jour des pièces contractuelles type du Pôle Gestion de Projet

De formation de niveau Bac+2/3 en immobilier / bâtiment (éventuellement complétée par une formation dans le domaine de la gestion technique immobilière)

5 ans d’expérience sur un poste équivalent

Bon niveau informatique (maîtrise du pack Office) et pratique de logiciels de gestion type PREMIANCE, AnaPlan, Power BI ou équivalent

Des qualités personnelles importantes :

Esprit d’initiative, bon(ne) communicant(e), autonomie et implication

Rigueur, méthode et adaptabilité

Capacité à prendre du recul, à se remettre en question

Entretien opérationnel et entretien RH