Le/la program officer apporte un soutien logistique, technique et administratif pour assurer un déroulement fluide des programmes, en coordination avec le Program Builder et le Program Lead.
Il/elle est en relation avec prestataires et les services internes de l'institut et d'HEC.

Principales responsabilités :
Réalise les actions nécessaires à l'embauche des formatrices (préparation des documents contractuels, suivi des factures..)
Assure la logistique générale pour les événements en présentiel (réservation de salles, traiteur, supports imprimés)
Coordonne les actions avec les services internes de HEC (Shared Services, logistique, technique…)
Gère la boîte mail programme (Stand Up / Level Up) et répond aux participantes
Met à jour les sessions sur Airtable (création, modifications de statuts, suivi)
Créé et anime les groupes WhatsApp (accueil, relances, suivi de participation)
Attribue des accès à la plateforme 360Learning
Participe aux webinaires Stand Up et Level Up en tant que support technique (connexion, animation logistique)
Réalise les trombinoscopes, feuilles d'émargement et documents supports
Envoie les conventions via Docusign
Soutient le déploiement des sessions en présentiel (Create, jurys, événements ponctuels)
Participe à la communication opérationnelle des programmes (transmission d'infos, rappels, visuels simples)
Envoie les informations logistiques aux formatrices
Imprime les certificats de fin de formation
Envoie les mails de remerciements à l'issue des événements
Met en ligne et partage les photos sur Drive
Appuie la collecte et la structuration des données pour le reporting

Minimum 2 ans d'expérience dans des fonctions similaires
Sens de l'organisation et de la planification
Sens du service
Réactivité, rigueur
Bon relationnel
Aisance sur les outils (Drive, Airtable, LMS)