Destiné à un(e) titulaire de la fonction publique ou contractuel(le), le poste d’assistant(e) de direction est rattaché au cabinet de la directrice du numérique et de son adjoint. Vos missions, exercées en binôme avec une autre assistante de direction, s’articulent autour de différentes composantes :

1/ Vous assistez l’équipe de direction et intervenez en appui aux membres du futur COMEX de la Dnum en cours de préfiguration pour effectuer :

• la constitution des dossiers préparatoires aux réunions, mise en forme des notes, courriers ou présentations type PowerPoint pour la directrice et son adjoint en priorité,

• l’organisation des événements/réunions : réservations de salles, accueil…,

• la réalisation et le suivi de tableaux de bord : astreintes et congés du Codir, planning des réunions…,

• l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (physique, téléphonique, teams, mail…),

• la gestion des courriers, suivi du processus dématérialisé via Pegase/ELISE ; suivi et la mise à jour de Pegase, parapheur électronique,

• la gestion de la planification collective des agendas et des déplacements ; la formalisation des ordres de mission, réservation transports et hôtels et traitement des remboursements, relations avec l’agence de voyage contractuelle. Vous êtes valideur hiérarchique des ordres de missions et états de frais dans ChorusDT,

• le classement et l’archivage des documents.

2/ Vous participez à la gestion de dossiers RH : vous assistez aux réunions de suivi et partage d’informations RH, en particulier les arrivées/départs ; vous anticipez, accompagnez et facilitez l’accueil et l’intégration (dispositif Pass.DNUM) des nouveaux arrivants.

Sous l’autorité directe des responsables du cabinet (en cible 2026 : chef de cabinet et directeur de cabinet) et, en lien avec l’équipe communication de la DNUM, vous contribuez à la coordination, la circulation des informations en interne et externe (Paco, espace collaboratif…) et relayez l’information auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Vous contribuez à la définition des méthodes collectives de travail, l’actualisation et l’optimisation des procédures, ainsi qu’à la veille et la continuité du service entre les assistant(e)s.

3/ Vous contribuez au suivi de l’environnement de travail numérique : gestion des arrivées/départs, et demandes spécifiques via PASS ITSM (outil de ticketing), vous participez aux réunions hebdomadaires avec la DFAS et le représentant du propriétaire sur le fonctionnement du bâtiment Highline via Digimo/Looma.

Vous assurez la veille au quotidien, sur le site Highline des conditions de travail et qualité de l’environnement de travail de l’ensemble des collaborateurs et prestataires (plus de 100) en lien avec l’assistante de prévention de la DNUM.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un parcours d’intégration sur mesure avec un référent dédié dès votre arrivée

• Un accès facilité à la formation

• Accès réseau crèche

• Restaurant inter-entreprise sur site avec prise en charge partiel du coût du repas

• Participation aux transports (75% + forfait mobilité durable pour les cyclistes)

• Smartphone et ordinateur portable

• Horaires flexibles - Télétravail possible après une période d’adaptation, en coordination avec les autres assistantes pour assurer une permanence sur site 5 jours par semaine.

Expérience professionnelle :

- Au moins 5 ans sur un poste d’assistant(e) dans une administration publique

- Appétence pour l’innovation et le secteur numérique

Connaissances :

- Techniques administratives et bureautiques

- Normes rédactionnelles

- Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques

- Techniques de communication, de secrétariat bureautique

- Une connaissance du numérique est un plus

Savoir-faire :

- Savoir organiser et hiérarchiser son activité

- Filtrer et orienter les informations

- Maitrise de la suite office (word, excel, powerpoint..)

- Maîtriser les techniques de secrétariat

- Réaliser des comptes rendus et des synthèses sur des sujets généraux (organisation, logistique, …etc.)

- Organiser des réunions

- Assurer un rôle de conseil et d’alerte

Savoir-être :

- Rapide, réactif et esprit d’initiative***

- Autonome, gérer les priorités, rigoureux et sens organisationnel***

- Travailler en équipe***

- Faire preuve de discrétion professionnelle****

Vous rencontrerez nos recruteurs lors de plusieurs entretiens.

Agents contractuels : recrutement initial en CDD 3 ans, avec possibilité d’évolution à terme