Votre rôle : structurer, sécuriser, développer

Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier, vous prenez en main l’intégralité du cycle administratif alternance – depuis le moment ou l’étudiant confirme avoir trouvé son alternance, jusqu’au financement OPCO, en passant par la contractualisation Etudiant/Entreprise/CFA – en vous appuyant sur une équipe que vous encadrez, animez et développez.

Vous devenez le/la référent(e) des process administratifs (qualité, réactivité, accompagnement des étudiants et des entreprises), pour soutenir la croissance du pôle alternance d’Aurlom.

Vos missions principales

1. Management opérationnel de l’équipe administrative

Vous supervisez une équipe en charge de l’élaboration des dossiers alternants (Collecte des informations nécessaire à l’établissement des contrats, Demande de prise en charge OPCO, Conformité des pièces, CERFA, Avenants, Rupture, … ) ;

Cette équipe intervient, en partenariat avec les équipes dédiées, sur les fonctions suivantes :

• la gestion de la relation entreprises (recrutement apprentis, gestion des fins de contrats et des ruptures) ;

• de la facturation / suivi des paiements OPCO ;

• des contrôles qualité documentaires ;

• de l’outillage administratif (Yparéo, outils internes, CRM).

2.Pilotage & stratégie

• Porter la stratégie administrative alternance en cohérence avec les objectifs de croissance.

• Définir les priorités opérationnelles (KPI, délais, production, conformité).

• Construire les tableaux de bord de pilotage et de reporting (flux contrats, financement, taux de complétude, délais de traitement).

• Dimensionner l’équipe, répartir les charges, accompagner la montée en compétences.

3. Optimisation des processus & digitalisation

• Standardiser et documenter les procédures internes.

• Fluidifier les délais de contractualisation.

• Mettre en place des automatisations administratives (collecte pièces, relances).

• Piloter l’amélioration continue du CRM et de l’ERP (Yparéo).

4. Qualité & conformité

• Assurer le respect des exigences OPCO, France Compétences, audits qualité.

• Garantir la traçabilité documentaire.

• Prévenir les risques administratifs (refus prise en charge, retard financement).

5. Relations internes & externes

• Collaborer étroitement avec les équipes pédagogiques, admissions, placement, relation entreprise, et les directions de programmes.

• Renforcer la relation partenaires employeurs : confiance, réactivité, performance.

Formation

• Bac +3 à Bac +5 (école de commerce, gestion, RH, administration, université).

Expérience

• Expérience en gestion administrative structurée, idéalement dans l’enseignement, l’apprentissage ou les formations professionnalisantes.

• Expérience avérée en pilotage ou coordination d’équipe (management direct ou transversal).

Une expérience dans un CFA ou un environnement avec OPCO / gestion de financements alternance est un vrai plus.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Google, CRM)

• Connaissance des ERP pédagogiques type Yparéo

• Compréhension des circuits de financement OPCO

• Aisance avec dashboards, KPI, reporting.

Compétences managériales & organisationnelles

• Leadership terrain, sens du résultat

• Rigueur administrative, respect des deadlines

• Excellente communication écrite/orale

• Gestion de projet et sens de l’amélioration continue

• Relationnel naturel avec entreprises, étudiants et équipes internes

Entretien Technique avec le Responsable du pôle Alternance (1h)

Cas Pratique à faire à distance

Entretien “Manager”avec le DAF &/ou le Directeur Relation Entreprise (1h)

Prise de Références

Pourquoi nous rejoindre ?

✨ Vous structurez un pôle stratégique en pleine croissance
📌 Vous encadrez et faites monter en compétence des profils engagés
📊 Vous travaillez au cœur du financement et de l’excellence pédagogique
🏆 Vous avez un impact direct sur la réussite des apprentis