Tes missions

1) Support commercial (environ 30%)

• Préparer et mettre à jour des présentations commerciales (assistance IA).

• Produire et fiabiliser devis, propositions, contrats et renouvellements.

• Suivre les actions commerciales : préparation de RDV, relances, consolidation d’inputs.

2) Préparation & suivi de réunions internes et externes

• Préparer les réunions : briefs, objectifs, documents, notes.

• Assurer le suivi des décisions : plan d’actions, relances, deadlines, synthèses.

• Progressivement, être capable de représenter le CEO sur certaines réunions internes.

3) Suivi de projets direction & coordination avec Ops (environ 20%)

• Suivre des initiatives internes transverses impliquant Ops et d’autres métiers,

• Structurer l’exécution : jalons, dépendances, risques, arbitrages, communication.

• Garantir que les sujets avancent, même quand ils sont multi-interlocuteurs.

4) Reporting & KPIs (environ 10%)

• Consolider et synthétiser des KPIs entreprise (hebdo/mensuel).

• Produire des synthèses courtes, claires, actionnables (signaux + recommandations).

5) Facturation / recouvrement / clôtures (environ 10%)

• Suivi opérationnel : facturation, relances, coordination avec Finance.

• Contribution à la préparation des clôtures (collecte, fiabilisation, consolidation).

6) Optimisation & IA

• Déployer des workflows IA (agents, GPT avancé, automatisations).

• Créer templates, checklists, process légers pour gagner en vitesse et en qualité.

Outils & environnement

• Talkspirit (Communication, Collaboration, Gouvernance), Google Workspace, HubSpot, Fibery

• Culture “IA-first” : l’IA est un levier de productivité attendu (pas un gadget). On veut quelqu’un qui l’utilise pour produire, structurer, automatiser.

Tu es un mix entre EA de direction et profil ops / suivi de projets direction.

Requis

• 5–8 ans d’expérience dans un environnement exigeant et rapide (startup/scale-up, PME en croissance, cabinet, contexte très transversal).

• Français + Anglais professionnels.

• Très forte rigueur (zéro approximation), discipline, sens du détail.

• Vitesse d’exécution + excellente priorisation.

• Discrétion absolue et confort avec des sujets direction/CODIR.

• Aisance avec la production de decks et documents (commercial & interne), avec assistance IA systématique.

Rédhibitoire

• Habitude exclusive de grandes entreprises avec process lourds et faible autonomie.

Conditions / Rémunération

• Contrat : CDI (prioritaire) ou Freelance (possible selon profil).

• Temps de travail : 4/5 ou 5/5.

• Localisation : hybride ou full remote, avec déplacements réguliers à Paris.

• Démarrage : ASAP.

• Rémunération (CDI, fixe) : 55–70 k€ brut/an, selon expérience et niveau d’autonomie (proratisé si 4/5).

• Revue à 6 mois : revalorisation possible si autonomie démontrée sur :

  1. machine commerciale (devis/contrats/renouvellements),

  2. reporting KPIs fiable et actionnable,

  3. pilotage de projets direction + déploiement de workflows IA.

• Outils & environnement : matériel fourni, budget outils/IA + formation.

• Confidentialité : poste de confiance, exposition à des sujets direction/CODIR.

Ce poste n’est pas pour toi si :

• tu cherches un rôle où tout est déjà cadré et stable ;

• tu as besoin de process pour tout / validation permanente pour avancer ;

• l’usage intensif de l’IA (agents, automatisations, workflows) ne fait pas partie de ta pratique ;

• tu n’aimes pas la responsabilité de confiance.

Ce poste est pour toi si :

• tu es reconnu(e) pour votre vitesse, votre rigueur et votre discrétion ;

• tu aimes prendre un sujet flou, le structurer, et livrer un résultat net ;

• tu sais protéger le temps d’un dirigeant et faire avancer les sujets sans bruit ;

• tu aimes outiller, automatiser, simplifier.

Ce que tu auras accompli en 90 jours

• Office of the CEO en place : agenda/priorités stabilisés + système simple de suivi décisions/actions (CODIR/direction).

• Machine commerciale plus rapide : templates à jour (decks, propositions, devis, contrats), suivi propre dans HubSpot, moins d’allers-retours, plus de cadence et de qualité.

• Rituels de pilotage : reporting hebdo/mensuel actionnable, KPIs fiabilisés, synthèses claires (signaux + actions).

• Projets direction qui avancent : 1 à 3 initiatives transverses suivies avec jalons/risques/dépendances, capacité à représenter le CEO sur certaines réunions internes.

• Workflows IA déployés : 3 à 5 automatisations concrètes (briefs de RDV, comptes rendus structurés, drafts de decks, mise à jour reporting, relances contextualisées) + bibliothèque de templates/agents, prompts.

1. Échange 45 min (fit, exigences, contexte, culture)

2. Cas pratique proche du réel : brief de RDV + mini-reporting KPIs + suivi d’un projet direction

3. Entretien approfondi avec le CEO (mode de collaboration, niveau d’exigence, …)

4. Références