En tant qu’Office Manager, vous occuperez un rôle clé au sein d’une équipe de près de 40 personnes au siège du Groupe. Véritable pilier de notre organisation, vous apporterez un soutien administratif essentiel, tout en garantissant un environnement de travail optimal et en assurant une coordination fluide entre les différents services.

Missions principales

Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer la gestion quotidienne de l’accueil téléphonique et physique ;

• Gérer quotidiennement le courrier entrant et sortant ;

• Assister les Directions et leurs équipes dans diverses tâches administratives quotidiennes (préparation de dossiers, suivi de fichiers, saisie informatique, etc.), notamment le Service Ingénierie (gestion du dépôt de dossiers à l’agrément : suivi des fichiers, création des classeurs des demandes d’agrément, envoi auprès de la DGFIP, suivi des mandats, etc.) ;

• Rédiger et structurer des courriers et des emails ;

• Gérer, photocopier, numériser et archiver divers documents administratifs en assurant leur traçabilité.

Coordination et gestion des services généraux

• Suivre les prestataires externes (entretien des locaux, maintenance, sécurité, etc.) ;

• Gérer les fournitures et équipements de bureau en assurant les commandes et le suivi des stocks ;

• Assurer la gestion logistique du site (gestion des badges d’accès, suivi des interventions, etc.) ;

• Veiller à la propreté et au bon état des espaces communs pour garantir un cadre de travail agréable.

Gestion des événements et réunions

• Coordonner les réunions et rendez-vous (réservation des salles, préparation des espaces, mise à disposition de boissons et plateaux repas si nécessaire) ;

• Organiser les déplacements notamment en Outre-Mer en ayant le soin d’en optimiser le coût (avions, hébergements, …) ;

• Organiser des événements internes en collaboration avec les équipes concernées.

Rémunération annuelle : 32-35 K€ selon profil et expérience (base 39h hebdomadaires) - Statut : ETAM

• Formation Bac+2 minimum en administration et gestion (BTS Assistant Manager, Gestion PME, etc.) ;

• Expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire dans une structure à taille humaine ;

• Sens du service, aisance relationnelle et grande capacité d’adaptation ;

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec autonomie, rigueur et réactivité ;

• Excellente maîtrise de l’expression orale et écrite en français ;

• Bonne maîtrise de Microsoft Office et des outils numériques de gestion ;

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à interagir avec différents interlocuteurs.

Un premier entretien téléphonique puis un à deux entretiens au sein de nos bureaux