En tant qu'organisateur(trice) de voyage d'affaires et assistant(e) administratif(ve), vous aurez un rôle essentiel dans la gestion des déplacements professionnels et l'organisation administrative des formations. Vos responsabilités comprendront :

Organisation de déplacements professionnels :

Réservation des billets de transport, location de véhicules et hébergements en tenant compte des contraintes et des demandes des voyageurs, et dans le respect des budgets définis par la coopérative.
Transmission des informations nécessaires aux voyageurs.
Modification ou annulation des réservations en cas de report des formations ou de changement de formateur.
Collecte de tous les justificatifs de dépenses à transmettre à la comptabilité.
Contrôle des notes de frais et garantie de l'application des règles établies par la coopérative.
Surveillance du respect des budgets alloués aux déplacements et signalement en cas de dépassement récurrent.
Participation à la recherche de partenaires hôteliers, locations de véhicules, etc.
assister au besoin les collègues en charge de la réalisation des devis pour l'évaluation des
frais de déplacement à facturer aux établissements
Organisation administrative des formations :
? Assurer le suivi administratif des formations en répondant aux normes de la certification
Qualiopi et aux exigences de qualité de l'organisme de formation :
? contractualisation de la convention de formation à destination du client
? envoi des convocations aux stagiaires
? préparation des documents à destination des formateurs
? traitement des retours de formation (évaluation des stagiaires, émargements et
certificats de réalisation)

? S'inscrire dans le processus d'amélioration continue de l'organisme de formation
? Communiquer les informations aux structures clientes et aux formateurs (programme,
matériel, horaires...)
? Assurer l'accueil physique et téléphonique : orienter efficacement tout type d'interlocuteur,
capter et filtrer les informations de premier niveau, adopter les bonnes attitudes pour
communiquer efficacement
Dans un environnement en perpétuelle évolution et au fur et à mesure de la croissance de la
coopérative, vos missions seront potentiellement amenées à évoluer.