Description du poste

Dans le pôle Admin & RH, tu travailleras en binôme et sous le management de Ghislaine, People & Culture Manager (et ancienne Office Manager de l’agence !).

L’Office Management est un métier qui existe depuis plusieurs années chez Make the Grade. On ne cherche pas une personne préposée au café ou un mouton à cinq pattes comme l’entend le cliché.
Nous souhaitons une personne impliquée et responsable, qui pourra porter ses missions en autonomie et saura collaborer avec toutes les parties prenantes.

Tes missions :

1. Administration générale

• Gérer les contrats de services : maintenance, assurances, abonnements, téléphonie, logiciels, etc.

• Veiller à la conformité administrative : archivage, suivi des documents légaux, coordination avec l’expert-comptable ou le cabinet social.

• Gérer les demandes et besoins internes (accueil, courriers, commandes, déplacements, réservations, etc.).

2. Gestion financière et support comptable

• Éditer et suivre les factures fournisseurs et clients, les relances, et les notes de frais.

• Assister la direction sur le prévisionnel de trésorerie, les budgets opérationnels, et les achats.

• Préparer les éléments pour la comptabilité corporate (transmission au cabinet comptable, rapprochements bancaires, justificatifs).

3. Bureaux & vie d’équipe

• Coordonner les événements internes et la culture d’entreprise : séminaires, afterworks, moments d’équipe, communication interne.

• Soutenir la direction dans la gestion du planning, la préparation de réunions, et le suivi des décisions.

• Piloter ou contribuer à des projets internes : déménagement, RSE, amélioration des process, outils collaboratifs, etc.

Nous recherchons une personne à l’œil de lynx, avenante et réfléchie.

La checklist de folie :

• Pas de formation pré-requise, l’expérience peut parler d’elle-même !

• 2 ans minimum sur des missions semblables, il s’agit d’un poste confirmé

• Digitale native, pas peur des outils numériques pour t’aider au quotidien

• Rigueur et organisation te permettent de gérer de multiples projets concomitants, avec discrétion parfois.

• Point bonus : tu penses pouvoir détrôner Ghislaine au concours du meilleur déguisement.

Si tu es prêt.e à participer au cadre solide nécessaire à la croissance de l’agence, alors n’hésites plus !

1. Après avoir déposé ta candidature, si ton profil est retenu, nous t’appellerons afin de faire connaissance et mieux cerner ton parcours, tes envies et ta personnalité.

2. Si ce premier appel est concluant, un test de mise en situation te sera proposé afin de jauger ta capacité d’adaptation, de compréhension et de rédaction.

3. Nous conviendrons ensuite d’un rendez-vous dans nos locaux ou en visioconférence pour un entretien auprès d’un des dirigeants de l’agence et du manager.