Vous accompagnerez le Comex dans ses tâches en apportant le soutien opérationnel et logistique dans la réalisation de ses missions.
Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe :
Vous prenez en charge l’agenda du Président et des 2 directeurs généraux adjoints
Vous montez et préparez les réunions (dossiers, suivi des participations et accueil), organisation logistique de réunions de direction
Vous organisez les déplacements professionnels en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers..)
Vous contribuez à l’organisation des événements internes et externes (déjeuners, diners, séminaires..) mis en œuvre à l’initiative de la Direction
Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des demandes de location d’espaces ou de bureaux de l’Institut
Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions si nécessaire
Vous tenez à jour les fichiers de contacts
Vous suivez les dépenses, budget, notes de frais et commandes, dans le respect des procédures internes
Savoir-faire:
Très bon niveau d’anglais
Excellentes capacités de prise de notes, orthographe excellente
Habitué.e à travailler sur environnement google workspace et sur nouveaux outils digitaux
Expérience de CRM
Savoir-être:
Vous êtes dynamique, réactif.ve, structuré.e et capable de gérer plusieurs dossiers en même temps. Vous disposez d’un très bon relationnel et avez l’habitude de travailler avec un haut niveau d’exigence. Vous savez travailler en toute autonomie en allant chercher les informations quand elles manquent mais aussi avec des interlocuteurs multi-culturels
Vous avez l’habitude des environnements changeants, tournés vers l’international
Vous savez gérer les priorités
Vous faites preuve d’une discrétion absolue et vous savez prendre des initiatives. Vous représentez l’Institut et plus particulièrement la direction auprès des contacts externes
Nous nous engageons à effectuer des recrutements aussi inclusifs que possible. Nous nous basons donc uniquement sur votre personnalité et vos compétences pour la sélection.
🏡 Une charte de télétravail à 2 jours de télétravail par semaine (pour les contrats en temps plein) + 10 jours flottants annuellement en France ou à l’étranger (jusqu’à +2/-2h fuseau horaire Paris)
Ⓜ️ Le remboursement à 60% de l’abonnement transport ou le forfait mobilité durable (remboursement de 50€ par mois) 🚲
🍽️ Une carte Swile pour les tickets restaurant (10€ par jour travaillé)
🧘 La mutuelle Alan prise en charge à 70% avec des avantages Alan Mind
🏖️ 6 semaines de congés payés, un forfait cadre de 210 jours (12 RTT en 2024) et des autorisations d’absences pour événements familiaux plus avantageuses que le légal 🧑🤝🧑
🤝 La journée de solidarité offerte