Nous recherchons un(e) Office Manager (H/F) pour rejoindre les équipes de notre bureau de Paris.

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vos missions s’articuleront autour des deux pôles suivants :

1 - Office Management :

• Être garant de l’excellent état général des locaux - espaces collectifs/collaboratifs et bureaux : propreté, rangement des espaces de travail/salles de réunion, maintenance/réparation, renouvellement matériel, etc.,

• Assurer l’accueil physique des visiteurs,

• Gérer le standard téléphonique,

• Gérer le courrier (réception / expédition),

• Gérer la relation avec les différents prestataires et fournisseurs et veiller au respect des accords contractuels (ménage, plantes, maintenance locaux, fournisseur d’électricité, maintenance incendie, etc.),

• Passer les commandes de fournitures (fournitures de bureau, consommables, café, approvisionnement cafétéria, etc.) et gérer les stocks,

• Contribuer à l’organisation des événements internes et externes,

• Gérer la préparation des réunions en interne (salles de réunion, commande plateaux repas, café, etc,),

• Suivre le budget et optimiser les coûts de fonctionnement de l’entreprise,

• Organiser les déplacements des collaborateurs (hôtels, transport),

• Gérer les besoins des autres bureaux du groupe,

• Participer à la recherche de nouveaux locaux (Siège et autres bureaux du groupe).

2 - Administrative Assistant :

Apporter un support RH sur les sujets suivants :

• Gestion administrative des arrivées et des départs (démarches réglementaires d’embauche ou de départ, paramétrage des outils RH),

• Mise à jour des documents de communication RH,

• Gestion adhésions/radiations mutuelle/prévoyance, médecine du travail,

• Gestion de l’accueil physique des nouveaux collaborateurs (livret d’accueil, packs de bienvenue, goodies, etc),

• Gestion des absences et saisie des éléments variables de paie sur l’outil RH de la société,

• Gestion des tickets restaurant (commande nouvelles cartes et rechargement mensuel),

• Gestion des time sheets,

Apporter une assistance administrative sur les sujets suivants :

• Rédaction de courriers divers (internes et externes)

• Assistance ponctuelle au CEO de la société sur divers sujets d’ordre professionnels ou personnels

• Vous êtes diplômé(e) d’un BAC+2/3 (BTS, Licence au minimum),

• Vous avez une expérience d’au moins 5 années en office management,

• Vous avez le sens du service et accordez de l’importance au bien-être des gens qui vous entourent,

• Vous avez un goût prononcé pour organiser, simplifier et communiquer;

• Vous avez le sens du contact et du relationnel vous permettant de gérer l’accueil téléphonique et l’accueil physique de visiteurs

• Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et d’une capacité à traiter un certain nombre de sujets en parallèle sans vous laisser déborder,

• Vous avez un fort intérêt pour les sujets RH et administratifs,

• Vous êtes dynamique et avez une forte capacité d’adaptation,

• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(euse),

• Vous êtes force de proposition et faites preuve d’initiative,

• Vous êtes orienté(e) solutions,

• Vous avez un sens aigu de la confidentialité,

• Vous parlez anglais couramment et maîtrisez le Pack Ofice.

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Les + à nous rejoindre :

Orchestra est une société référente et en forte croissance dans le secteur des technologies de nouvelle génération pour l’industrie du voyage.

Orchestra est une plateforme logicielle qui propose à ses clients une solution SaaS dédiée au secteur du tourisme. Cette plateforme permet aux professionnels de produire, administrer, distribuer et gérer une offre complète de loisirs sur l’ensemble des canaux de distribution. Cette solution accompagne le développement des principaux voyagistes.

Rejoindre Orchestra c’est :

• Être acteur d’un secteur en constante transformation,

• Intégrer une société mature et reconnue comme la plateforme de référence dans le secteur du tourisme,

• S’épanouir au sein d’une société jeune avec un fort esprit entrepreneurial où la prise d’initiatives, les échanges directs, la flexibilité et l’ouverture d’esprit sont fortement valorisés,

• Participer à nos défis d’innovation continue et de conquête de nouveaux marchés à l’international,

• Bénéficier de l’accompagnement, du savoir-faire et de l’expertise de nos collaborateurs les plus expérimentés,

• Mais aussi profiter de notre localisation idéale en plein cœur de Paris, Place de l’Opéra.

• Préqualification de la candidature par un entretien téléphonique

• 1er tour de deux entretiens en présentiel

• 2ème tour d’un entretien en présentiel avec le Directeur Administratif et Financier