Descriptif du poste

Dans le cadre de notre forte croissance à Lisbonne (70 collaborateurs aujourd’hui et 40 recrutements à venir cette année), nous créons un poste d’ Office & IT Support Manager pour structurer, piloter et sublimer notre environnement de travail.

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et deviendras un rôle clé du quotidien de l’équipe, au cœur de l’expérience collaborateur.

Ta mission : transformer nos bureaux en un lieu de vie exceptionnel, porter l’expérience collaborateur au plus haut niveau et garantir un environnement fluide, structuré et impeccable.

Tu travailleras au quotidien avec :

• La Team RH à Lisbonne

• Le support IT basé à Paris

• Les prestataires locaux (bailleurs, IT, ménage, sécurité, télécoms)

• L’ensemble des collaborateurs du bureau de Lisbonne

Tes missions

Piloter et optimiser l’environnement de travail

• Gestion des locaux : Tu es le point de contact direct des bailleurs. Tu les challenges, tu suis les dossiers techniques et pilotes les projets d’agencement.

• Logistique & Stocks : Tu pilotes les stocks de mobilier (bureaux/chaises) et les consommables pour le confort de la team (Café de spécialité, fruits, fournitures).

• Prestataires : Tu gères les contrats et les interventions des partenaires locaux. Tu es particulièrement réactif(ve) sur les services critiques (ex: Vodafone pour le Wifi) pour garantir zéro interruption.

• Garant de l’environnement & Sécurité : Tu pilotes la société de ménage pour une propreté irréprochable et tu es responsable de la sécurité du site sous tous ses angles (gestion Verisure, normes incendie, trousse à pharmacie et formations premiers secours).

• Admin & Factures : Tu assures le suivi et la validation des factures liées à tes prestataires et au fonctionnement du bureau.

Assurer le support IT local (Niveau 1)

• Collaboration Paris-Lisbonne : En lien étroit avec le support IT à Paris, tu es le référent technique sur place.

• Support Niveau 1 : tu assures le support de premier niveau pour l’équipe (configuration des postes, résolution des problèmes d’affichage ou de périphériques). Ton but : faire en sorte que chaque collaborateur soit opérationnel et efficace en un clin d’œil.

• Gestion de parc : Tu gères le stock physique (MacBooks, écrans, accessoires) et assures l’Onboarding/Offboarding technique de chaque collaborateur.

Développer l’expérience collaborateur et la culture interne

• Event Planner : Tu gères ton budget annuel et crées une roadmap d’événements (ex: Afterwork, tournois de jeux, running).

• Marque Employeur : Tu captures ces moments (photos/vidéos) pour nourrir nos réseaux sociaux et donner envie aux futurs talents de nous rejoindre.

• Expérience Collaborateur : Tu es le moteur de l’amélioration de nos locaux pour garantir un quotidien fluide et stimulant ; tu es force de proposition pour rendre nos bureaux toujours plus vibrants, inspirants et propices à l’énergie collective.

• Tu justifies d’une première expérience réussie (alternance ou CDI) sur un poste en office management

• Tu as une forte appétence pour le support IT de niveau 1 (écosystème Apple / Mac) : configuration de postes, gestion de périphériques, résolution de problèmes techniques simples

• Tu sais créer une atmosphère chaleureuse et engageante, tout en étant capable de poser un cadre clair et de faire respecter des processus

• Tu es à l’aise l’aise dans des environnements dynamiques où tout est à construire

• Tu es ultra-organisé(e), débrouillard(e) et tu as toujours une idée d’avance.

• Français et Anglais courants à l’oral comme à l’écrit

• Le Portugais est un vrai plus, notamment pour challenger et coordonner les prestataires locaux, mais n’est pas indispensable si tu es un(e) communicant(e) hors pair.

1. Screening and presentation call with Mélody (TAS)

2. Culture fit interview with Nelly (CHRO)

3. Case study/Situation test with Adeline (HR Ops)