En tant qu’assitant.e administrative et RH, tu auras la charge de la gestion administrative de Supervizor sous la responsabilité du CFO.

Tu es un véritable « couteau suisse » et maîtrises plusieurs facettes de l’office management (administration du personnel, coordination de la production comptable en lien avec notre comptable, gestion des fournisseurs et de la facturation, pilotage des services généraux et secrétariat courant).

Ce poste est structurant pour une start-up qui se développer à l’international. Tu seras le/la véritable garant(e) de la culture de Supervizor et des conditions de travail et de développement de la société.

Directement rattaché au CFO, il te faudra prendre en charge des tâches et projets variés :

Services généraux / assistanat de direction

• Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone

• Assurer la gestion administrative des courriers et suivre les livraisons

• Gérer l’approvisionnement en fournitures (eau, café, fournitures de bureaux…)

• Suivre les contrats de maintenance des locaux et des équipements

• Gérer les prestataires et déclencher des interventions nécessaires

• Garantir la propreté et la bonne tenue des bureaux

• Rechercher de nouveaux prestataires (eau, café, téléphonie, internet) et renégocier les contrats existants

• Rendre la vie au bureau la plus agréable possible

• Répondre aux demandes des deux dirigeants (organisation de rendez-vous, réservations de restaurant, rédaction de courriers, signature de documents…

Administration du personnel

• Rédaction et envoi des promesses d’embauche et contrats de travail en collaboration avec notre Head of Talent Acquisition.

• Gestion des affiliations et des contrats de mutuelle et prévoyance

• Onboarding : achat du matériel bureautique et informatique nécessaire, suivi de la configuration du poste, création des adresses emails et comptes utilisateurs métiers, travailler sur l’expérience employé avec le guide d’accueil, l’organisation de points managers et présentations de l’entreprise et du traditionnel petit déjeuner d’accueil, message de bienvenue ; en collaboration avec le service IT et les managers

• Suivre avec les managers les différents points individuels de suivi de chaque salarié tout au long de leur expérience chez Supervizor (différents points lors de l’onboarding, entretiens annuels, entretiens professionnels…)

• Offboarding : gestion administrative de la fin d’un contrat collaborateur (documents à signer, récupérer le matériel, désactiver les accès aux outils métiers et le badges) ; en collaboration avec le service IT et les managers

• Administration de notre logiciel SIRH lucca

Evénementiel / communication interne

• Organiser les événements internes (apéros mensuels, repas de noël, séminaires, teambuilding…)

• Organiser les déplacements des collaborateurs en France et à l’international

• Diffuser la culture d’entreprise & animer au quotidien l’équipe

• De formation Bac+2/Bac+3 dans le domaine de la gestion administrative d’entreprise

• Tu maîtrises à la perfection Excel et les autres logiciels du Pack Office

• Tu es smart, sympa, drôle, dynamique et surtout smart, sympa, drôle et dynamique

• Tu as une bonne communication orale et écrite afin de nouer des relations de qualité avec les interlocuteurs internes et externes

• Tu disposes de fortes capacités d’écoute et d’adaptation afin de prendre en compte les attentes des opérationnels

• Tu as un grand sens de l’organisation pour mener à bien tous ces projets

• Tu es autonome dans la réalisation des missions

• Tu aimes qu’on te confie des responsabilités, es force de proposition et sais faire preuve d’initiative

• Tu es à l’aise en anglais à l’oral et à l’écrit

Premier entretien de préselection avec notre Head Of Talent Acquisition
Entretien hybride (exercice pratique + entretien de motivation) avec la CFO et l’OM en poste
Troisième entretien avec les dirigeants