Office Manager - Stage/Alternance Naboo

Corporate event concierge service with AI-driven automation.

Stage

Paris

Pas de télétravail

800 à 1 300 € par mois

< 6 mois

il y a 2 mois

Votre nouvelle entreprise

180 collaborateurs

Logiciels

Ressources humaines

Digital

Evénementiel

Âge moyen : 27

Créée en 2022

50%

Naboo’s corporate event concierge service enables the booking of venues, catering, transportation, team-building activities for everything from business meals to seminars to large-scale annual retreats.

The platform utilises AI in the back-end to automate any administrative and/or low value-added tasks through Tech and AI automation. It received its second funding round in 2023.

The event organisation space is ripe for disruption. Despite corporations increasing their event budgets, the sector remains anchored in outdated concierge models and software that hasn’t evolved in decades.

Naboo is redefining this landscape by introducing automation that streamlines event planning while elevating the experience for organisers and attendees alike. By prioritising financial transparency and compliance, Naboo is not just making event management easier—it’s setting a new standard for the industry.

There’s been an explosion of team-building activities and in-person events due to the rise of remote work. It’s all about fostering social interaction, creating a feeling of belonging, which engenders employee loyalty and commitment!

Vos missions au quotidien

Dans un contexte d’hypercroissance, nous avons besoin de renforcer notre équipe Admin 💪🏻 Pour cela, nous recherchons notre futur(e) Office Manager 🌞.

Tu joueras un rôle clé… 🔑dans la coordination des activités de bureau, en veillant à ce que toutes les opérations se déroulent de manière fluide et efficace, tout en contribuant à créer une atmosphère de travail positive et collaborative pour l’ensemble des équipes 🚀

Au cours de ce parcours passionnant, voici les missions qui te seront confiées :

Support RH :
- Répondre aux demandes des collaborateurs : Identifier et répondre proactivement aux besoins quotidiens des équipes ;
- Participer au processus de recrutement : réaliser le premier filtre des candidatures en collaboration avec les managers ;
- Assister l’équipe RH dans la préparation de la documentation.
Gestion administrative et des locaux :
- Assurer le bon fonctionnement du bureau : garantir des espaces organisés, fonctionnels et esthétiques, anticiper les besoins quotidiens, gérer l’approvisionnement de fournitures en suivant le budget alloué, accueillir les visiteurs, gérer le courrier au quotidien;
- Maintenir la relation avec les prestataires de services de l’entreprise (entretien, sécurité, maintenance, etc);
- Gérer le parc informatique : préparer et coordonner les équipements nécessaires pour les nouveaux arrivants, suivi du stock,…;
- Organiser des évènements internes : Naboom, séminaires annuels, team buildings;
- Support aux équipes dans leurs besoins de déplacements.

Cette liste de missions est susceptible d’évoluer et tu auras la possibilité d’être force de proposition pour contribuer à l’évolution de ton poste.

Ce que l’on cherche

💙 Tu es le/la candidat(e) idéal(e) si :

Tu as une excellente capacité d’organisation et gestion du temps
Tu as de bonnes compétences en communication écrite et orale
Tu es rigoureux / rigoureuse et tu as l’esprit d’équipe
Tu aimes le concret et tu as envie de t’engager dans un projet ambitieux
Tu es capable de changer de méthode de travail du jour au lendemain si besoin
Tu n’as pas peur de mettre la main à la patte
Stage de 5 à 6 mois ou alternance

💙 Nous sommes l’entreprise idéale pour toi si :

Tu aimes le concret et tu as envie de t’engager dans un projet ambitieux
Tu recherches le challenge, les responsabilités et les missions variées
Tu veux t’épanouir dans une start up en forte croissance dans laquelle tu pourras totalement t’investir et apporter ta contribution
Tu es à la recherche d’un environnement bienveillant et à l’écoute des besoins et ambitions de chacun

Le match sera parfait si tu es à la recherche d’un stage où tu souhaites aller plus loin que tes missions, si tu souhaites être force de proposition et si tu veux apporter ta pierre à l’édifice au projet NABOO 🔥

🍀 Rémunération et avantages :

Rémunération : 800 à 1300€/mois selon formation et durée du stage
De superbes locaux au coeur de Paris 11
Une belle aventure humaine au sein d’une équipe unique qui fait briller Naboo chaque jour (même les jours de pluie) 🌞
Un top outil de travail (Macbook)
Des paniers repas 🍔 d’une valeur de 5€/jour
La prise en charge de ton abonnement de transport à hauteur de 50%
Évidemment des séminaires, des team building, des Naboom car nous croyons fermement à ces évènements qui fédèrent notre équipe 🎉
Des fruits frais livrés tous les lundis 🥝
Les pauses fun avec Tiago, la mascotte de Naboo 🐶

Avantages

Nos étapes de recrutement

Etape 1 : Visio de 15 minutes pour faire connaissance avec Elisa, HRBP
Etape 2 : Visio de 15 minutes pour faire connaissance avec Virginie, Head of Finance, Legal & HR
Etape 2 : Speed dating dans nos locaux avec 3 ou 4 personnes de l’équipe