Vos missions en quelques mots

L’emploi s’exerce dans l’environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI) et avec l’ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions de la DGA.
Assurer l’optimisation du temps des manageurs :
• Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l’importance/l’urgence,
• Gérer l’agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus),
• Prendre/hiérarchiser les RdV,
• Planifier/organiser réunions et déplacements.
Préparer les dossiers et assister les manageurs dans le pilotage du Service :
• Veiller aux évolutions de l’environnement de l’entité pour actualiser les dossiers en cours,
• Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi
• Contrôler l’accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l’interlocuteur),
• Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé,
• Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature.
Contribuer à l’accessibilité et à la circulation de l’information dans l’entité :
• Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants,
• Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l’information à relayer,
• Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l’entité.
• Conduire sous l’autorité du chef de Service des actions déléguées.

Profil recherché

Les principales compétences attendues sur le poste sont les suivantes :
- répondre au téléphone en anglais ;
- gestion d’agenda et gestion des rendez-vous ;
- maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat ;
- esprit d’initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;
- organisation et méthode.