Vos missions en quelques mots

L’agent est placé sous l’autorité du chef de pôle. Le rôle est polyvalent, combinant gestion administrative, accueil et soutien opérationnel aux équipes.
1. Gestion du courrier et des informations :
o Traitement du courrier entrant/sortant via L. Nacre, Nemo et postal (réception, enregistrement, diffusion, classement) ;
o Soutien téléphonique, accueil du public, réception/diffusion d’informations ;
o Orientation et prise en charge des visiteurs ;
2. Gestion administrative du personnel :
o Collationnement de l’effectif rationnaire ;
o Gestion des Demandes de Mise en Route (initiation des ordres de mission et liquidation des retours) ;
3. Soutien à la direction du Pôle :
o Gestion des agendas du chef de pôle et de son adjoint ainsi que des programmations du pôle;
o Initiation des demandes Eureka ;
o Appui à l’organisation de réunions et audits (logistique, repas, comptes rendus des réunions du pôle).
o Suivi de dossiers spécifiques sur demande.
4. Gestion des moyens et indicateurs :
o Commande, réception et stockage des fournitures (bureau, entretien) ;
o Renseignement des tableaux de bord (effectifs rationnaires, présences en restauration) ;
o Archivage administratif et numérique ;
o Programmation du pôle à partir des unités soutenues par le GSC.

Profil recherché
• Formation : Diplôme en secrétariat et administration.
• Expérience : Expérience significative en gestion administrative et accueil du public.
• Compétences techniques :
o Maîtrise des techniques de secrétariat ;
o Bonne expression écrite et orale ;
o Connaissance des règles, protocoles et procédures du secteur ;
o Maîtrise du traitement de texte, Excel, Powerpoint et Canva.
• Qualités personnelles :
o Disponibilité, réactivité et sens de la confidentialité (indispensables) ;
o Esprit d’initiative ;
o Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.