il y a 18 jours

Assistant/e de la cheffe de service Ministère de la Culture

Politique culturelle et valorisation du patrimoine en France.

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CDI

Nancy

Pas de télétravail

Salaire : non spécifié

il y a 18 jours

Votre nouvelle entreprise

30000 collaborateurs

Public Administration

Créée en 1959

45%

55%

Au sein du SNUM, la sous-direction des projets et des produits a pour mission de concevoir, réaliser et maintenir l’ensemble des services numériques spécifiques aux métiers de la culture.

Elle est organisée en équipes pluridisciplinaires, appelées ligne de produits, responsables d’une offre de service complète sur un domaine d’activité dédié : sites et applications grand public, gestion des archives, dématérialisation et procédures, gestion des données.

Cette organisation est complétée par une équipe transverse responsable de dynamiser les pratiques de conduite de projet en déployant de nouvelles méthodes, en analysant les retours d’expérience et en animant des communautés de pratiques.

Vos missions au quotidien

Vos missions en quelques mots

Missions :

Les missions de l'assistant/e de la cheffe de l'UDAP sont les suivantes :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l'UDAP :

- organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service

- garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture

- assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires...

- préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

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Au niveau du service :

- accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous

- accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien

- assurer la gestion du courrier entrant et sortant

- gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service

- assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats

- assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données

- assurer la revue de presse quotidienne

- être la référente " Communication " entre l'UDAP et la DRAC

- être la référente pour la répartition des dossiers " démarches simplifiées " : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers " démarches simplifiées "

- être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau " gestionnaires et responsables des archives " (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales

- Suppléante de la référente " Guichet unique UDAP dossiers MH ".

Correspondante " Annuaire du Ministère "

Ce que l’on cherche

Gestion de la documentation

Gestion de la chaîne logistique

Archivage

Profil recherché

Compétences requises :

- Maîtrise des techniques de secrétariat

- Maîtrise des logiciels de bureautique

- Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des

partenaires

- Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité

- Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique

- Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs

- Connaissance du budget et de la comptabilité technique

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- Sens relationnel, discrétion

- Esprit d’initiative

- Capacité à travailler en équipe, écoute