ADJAD - Secrétaire assistant - UDAP 95 DRAC IDF Ministère de la Culture

Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs du service ;
• Assurer la gestion des agendas et la préparation et l'organisation (recherche d'antériorité) des rendez-vous à l'Udap et dans les services de l'urbanisme des villes ou EPCI du chef de service et de son adjoint ;
• Gestion du courrier arrivée et départ (réception et envoi) et de l'adresse mél générique de l'Udap (enregistrement, tri, saisie de courriers, recherches des antériorités, ...)
• Enregistrer les dossiers d'urbanisme papier ou dématérialisé (permis de construire, de démolir et d'aménager ; déclarations préalables ; enseignes...) et assurer leur prise en charge (analyse de la complétude et création d'un dossier unique avec cerfa et plans pour les dossiers dématérialisés) ;
• Assurer la reprographie et participer aux statistiques (bilan annuel, nombre de dossiers traités par types, ...)
• Classer les dossiers du service dont les dossiers d'urbanisme et dresser un inventaire ; archiver les dossiers et les données du service.
• Assurer la gestion des besoins courants de fourniture

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Dans une logique de continuité de service, le titulaire du poste sera appelé à suppléer ponctuellement les autres agents de la cellule lors de certaines situations (congés, absences, etc)