Executive office manager (H/F) Markentive

Markentive recherche son/sa prochain.e responsable administratif.ve pour assurer quotidiennement la gestion administrative du personnel et du portefeuille client, piloter la gestion comptable, et prendre en charge certaines fonctions support. Tu seras également l’interlocuteur.trice privilégié.e des clients et de l’ensemble des collaborateurs sur ces sujets.

Tu seras rattachée.e directement à l’équipe d’encadrement et à la direction générale et travaille en collaboration avec la Talent Acquisition Manager.

Les missions :

Comptabilité Clients & Fournisseurs

• Éditions et suivi de factures clients à partir de notre ERP / CRM ;

• Suivi des règlements client et relances client ;

• Suivi des pièces administratives et justificatifs (frais, factures…) ;

• Reporting et comptabilité analytique simple (Pennylane) ;

Pilotage administratif lié aux ressources humaines

• Gestion et rédaction des promesses d’embauche / contrats de travail/ avenants/ renouvellement de période d’essai ;

• Suivi de l’agenda des entretiens annuels / semi-annuels et support des managers ;

• Point de contact des collaborateurs pour sujets administratifs (attestations, demandes diverses) ;

• Gestion administrative du CSE (convocation, registre des IRP, suivi des comptes rendus CSE) ;

• Assistance sur le recueil des besoins en formation interne, et de leur réalisation (relation avec l’OPCO Atlas) ;

• Gestion et rédaction des attestations de présence relatives aux formations dispensées par Markentive (nous sommes un organisme de formation Qualiopi) ;

• Onboarding / offboarding administratif des collaborateurs ;

• Accueil des nouveaux salariés (déjeuner, welcome pack…) ;

• Gestion de la vie du bureau et évènements ou sujets de communication interne ;

• Assurer l’interface avec les interlocuteurs extérieurs (mutuelle, organismes sociaux, juridique, auditeurs…)

Office Management (à la marge)

• Pilotage de contrats relatifs aux bureaux (assurance, fournisseurs, ménage, etc) ;

• Pilotage de l’ouverture de nouveaux bureaux et contrats coworkings ;

• Support à l’organisation d’événements internes (petits déjeuners, soirées intra équipes, soirées entreprise ou séminaires…) ;