Dans un environnement entrepreneurial en forte croissance, nous recherchons un(e) Office Manager & Executive Assistant pour jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement des équipes et des bureaux parisiens.

Véritable point de contact central au sein de l’entreprise, vous contribuez à la fluidité du quotidien de l’ensemble des collaborateurs, tout en assurant un support rapproché à la Direction Générale.

Le poste combine des responsabilités organisationnelles, administratives et logistiques, avec une forte dimension opérationnelle et transverse.

Missions principales

1. Coordination & support à la Direction et aux équipes

• Gestion et optimisation des agendas (Direction Générale et besoins transverses)

• Organisation des déplacements divers (réservations, logistique, coordination)

• Gestion et répartition des sollicitations internes et externes

• Interface avec les interlocuteurs internes et externes, et facilitation des échanges

• Suivi de tâches administratives et organisationnelles

• Appui ponctuel sur des sujets confidentiels

2. Office management & vie des bureaux

• Gestion quotidienne des bureaux (environ 60 collaborateurs)

• Organisation et optimisation des espaces de travail

• Coordination des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, fournitures, etc.)

• Gestion des équipements et du matériel (en lien avec les prestataires IT)

• Suivi des stocks et des commandes

• Gestion du courrier et des livraisons

• Contribution à une expérience collaborateur fluide et agréable au bureau

3. Support transverse & administratif

• Gestion administrative courante (documents, classement, suivi divers)

• Support aux équipes sur leurs besoins opérationnels du quotidien

• Appui aux sujets RH administratifs (onboarding, organisation interne, documentation)

• Suivi de factures simples et coordination avec les équipes concernées

• Participation à l’organisation de la vie interne (réunions, événements, moments d’équipe)

• Expérience sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, Assistant(e) polyvalent(e))

• Excellent sens de l’organisation et de la priorisation

• Capacité à gérer plusieurs sujets opérationnels en parallèle

• Forte autonomie et sens des responsabilités

• Réactivité, fiabilité et sens du service

• Discrétion dans la gestion de sujets confidentiels

• À l’aise dans un environnement dynamique et en forte croissance

• Bon relationnel, esprit d’équipe et posture de “facilitateur(trice)”

1/ Entretien avec Anton, notre Chief of Staff

2/ Entretien avec Armand, notre COO

3/ Entretien avec Pierre, notre CEO