Assistant(e) de Direction Privée Senior iVesta Family Office

iVesta Family Office accompagne une clientèle fortunée dans la gestion de ses problématiques patrimoniales, administratives et familiales.

Nous évoluons dans un environnement exigeant, confidentiel et haut de gamme, au service d’une clientèle à très fort patrimoine.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Privée Senior – Family Executive Assistant, capable de prendre en charge avec une grande autonomie les sujets personnels et familiaux de nos clients.

Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous assurez le suivi de dossiers variés et parfois complexes, avec un haut niveau d’exigence, de discrétion et de réactivité.

Vos missions principales

Gestion administrative privée et familiale

• Prendre en charge et piloter les sujets administratifs personnels et familiaux de nos clients : documents officiels, assurances, abonnements, contrats, formalités diverses, etc.

• Organiser et suivre les démarches administratives : passeports, visas, formalités notariales et dossiers spécifiques ou internationaux.

• Coordonner les différents prestataires intervenant dans la vie privée des clients : personnel de maison, assureurs, conseils et prestataires spécialisés.

• Superviser le suivi des résidences et des biens mobiliers et immobiliers : maintenance, travaux, inventaires, contrats et interventions.

• Assurer le suivi des dépenses, factures et budgets familiaux.

• Centraliser les informations et garantir un suivi rigoureux des échéances et des dossiers en cours.

Coordination et gestion des interlocuteurs

• Être un point de contact privilégié pour les clients et leurs familles.

• Coordonner les différents interlocuteurs internes et externes : Family Officers, banques, notaires, avocats, assureurs, prestataires et partenaires.

• Comprendre les enjeux des différents dossiers afin de faciliter leur traitement et leur suivi.

• Assurer une circulation fluide et confidentielle de l’information.

• Gérer plusieurs sujets simultanément en sachant identifier les urgences et arbitrer les priorités.

Suivi financier et analyse

• Assurer un suivi précis des dépenses, budgets et flux liés aux différents sujets familiaux.

• Manipuler et consolider des données chiffrées, notamment sous Excel.

• Comprendre les principaux sujets financiers et patrimoniaux traités par les Family Officers afin d’en assurer efficacement le suivi administratif.

• Préparer des synthèses et éléments de suivi fiables permettant une prise de décision rapide.

• Contrôler la cohérence des informations et identifier les éventuelles anomalies ou informations manquantes.

Anticipation et résolution de problèmes

• Anticiper les besoins des clients et identifier les actions à mener avant qu’elles ne deviennent urgentes.

• Prendre en charge les imprévus avec réactivité, discernement et sang-froid.

• Rechercher et proposer des solutions concrètes, fiables et adaptées.

• Faire preuve d’initiative tout en sachant identifier les sujets nécessitant un arbitrage.

• Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail et des processus internes.