Office Manager / Assistant de Direction F/H IPSILON

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un Office Manager / Assistant de Direction F/H pour accompagner la Direction Générale et assurer la gestion administrative, immobilière, contractuelle et budgétaire de nos Services Généraux.

Directement rattaché à l’Assistante de Direction, vous intervenez sur plusieurs sites et jouez un rôle central dans leur bon fonctionnement. Vous apportez également un soutien administratif et organisationnel à la Direction.

Gestion immobilière et assurances

• Assurer le suivi des baux des différents sites : échéances, indexations, renouvellements et congés ;

• Participer aux projets immobiliers : prises à bail, renégociations et restitutions de locaux, en lien avec les bailleurs ;

• Contrôler les appels de charges et les régularisations, en vérifiant leur conformité avec les baux ;

• Préparer les états des lieux d’entrée et de sortie et suivre les restitutions de locaux ;

• Suivre les contrats d’assurance des locaux et de l’entreprise : garanties, échéances et renouvellements ;

• Déclarer les sinistres touchant les locaux et en assurer le suivi auprès des assureurs, bailleurs et prestataires jusqu’à leur résolution.

Suivi budgétaire et gestion des contrats

• Assurer le suivi du budget des Services Généraux ;

• Suivre les engagements de dépenses et effectuer les rapprochements entre les devis, bons de commande et factures ;

• Analyser les écarts budgétaires et proposer des pistes d’optimisation ;

• Suivre les contrats d’énergie, de télécommunications et les différents abonnements ;

• Anticiper les échéances contractuelles et gérer les renouvellements ou résiliations.

Organisation et formalisation des procédures

• Formaliser les procédures administratives des Services Généraux : validation des dépenses, suivi des contrats et des baux, gestion des sinistres ;

• Assurer la diffusion et la mise à jour de ces procédures ;

• Concevoir des outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéanciers et check-lists ;

• Contribuer à la fiabilisation et à l’harmonisation des pratiques entre les différents sites.

Assistanat de Direction

• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes et documents de la Direction ;

• Organiser les réunions, séminaires et événements de direction ;

• Coordonner les prestataires et veiller au respect du budget et des délais ;

• Anticiper et gérer les éventuels imprévus liés à l’organisation des événements.

Gestion des déplacements

• Administrer l’outil de réservation des voyages et accompagner les collaborateurs dans son utilisation ;

• Organiser ponctuellement les déplacements de la Direction : transports, hébergements et informations pratiques.

Coordination des sites en région

• Être le relais à distance des sites régionaux pour le suivi des prestataires, des contrats, des commandes et des incidents ;

• Collaborer étroitement avec les référents locaux afin de garantir une gestion homogène et réactive des différents sites.

Vous pourrez également être amené à :

• Gérer les badges, les clés et les droits d’accès : création, désactivation et inventaire ;

• Participer à l’accueil des visiteurs et des prestataires.

Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions pourront vous être confiées en fonction des besoins et de l’actualité de l’entreprise.