Afin de permettre et soutenir l’accélération du développement d’Inqom nous recrutons un.e Office Manager / Assistant.e administratif.ve qui sera l’interlocuteur.rice privilégié de la Direction. Iel sera chargé.e de la prise en charge de l’ensemble des sujets Administratifs et se positionne en tant que véritable facilitateur.rice opérationnel. Iel sera un appui pour l’ensemble des départements pour garantir une efficacité opérationnel dans les différents traitements inhérents. Le poste se situe dans nos bureaux de Paris en flex-office, pas de possibilité de full remote.

Missions

• Prendre en charge les dossiers administratifs de formation clients à destination de l’OPCO

  • Accompagner les Customer Trainers (Formateurs) dans le suivi post formation (émargement/appreciation/relances…)

• Traitement administratif des ventes

  • Préparer l’ensemble des informations nécessaires à la facturation des clients
  • Suivre la facturation des clients : relance, mise en demeure, recouvrement
  • Effectuer des reportings mensuels pour l’équipe Sales et produire des documents de présentation à l’attention du Directeur du service
• Centraliser et archiver les factures fournisseurs (tout confondus)
• Centraliser et suivre les courriers entrants
• Gérer le matériel et MAJ du parc informatique (commande, réparation, restitution etc.)
• Administrer les accès aux outils (onboarding & offboarding)
• Gérer le standard et rediriger vers les bons interlocuteurs

Ce que Inqom te propose

• Un poste stimulant dans une startup en Série A et à l’ambiance chaleureuse
• Travailler sur un marché en pleine transformation
• Une équipe multiculturelle de 13 nationalités
• Des bureaux en plein cœur de Paris (Marais)
• Mutuelle Alan Blue
• Flex-office (besoin d’une personne sur site pour piloter la logistique du bureau de Paris)

Profil recherché

• 3-5 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire
• Expérience dans une fonction similaire en société technologique ou dans un contexte d’hypercroissance
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Office365, GSuite…)
• Organisation, rigueur et capacité de priorisation
• Proactivité et anticipation
• Dynamique
• Très bonne expression orale et écrite en français
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Excellente communication

• 1 entretien RH avec la Chief People Officer part-time
• 1 entretien avec le Responsable de la facturation
• 1 entretien opérationnel avec le COO & CRO