Assurer un support administratif et organisationnel fiable auprès du Président, du Directeur général et de la Directrice Back-Office. Faciliter la coordination entre les trois dirigeants, fluidifier la circulation des informations, anticiper les échéances et contribuer au suivi des sujets transverses, dans le respect des priorités et de la confidentialité.

Missions par interlocuteur

Directeur général :

• Gestion et tri des courriels, préparation des réponses et suivi des messages nécessitant une action, selon les délégations définies.

• Gestion de l’agenda : rendez-vous, invitations, arbitrages de créneaux et rappels.

• Prise en charge de demandes ponctuelles d’assistanat et suivi de leur bonne exécution.

Président :

• Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous.

• Traitement des demandes ponctuelles d’assistanat et coordination des interlocuteurs concernés.

• Assistanat administratif et organisationnel lié à sa holding, dans le périmètre confié et avec une stricte séparation des informations et documents.

Directrice Back-Office :

• Gestion de l’agenda, des courriels, des réunions et des demandes ponctuelles.

• Centralisation des remontées des Team Leaders et préparation des points hebdomadaires.

• Suivi des plans d’action, des décisions, des échéances et relance des responsables concernés.

• Préparation des réunions de pilotage, des comptes rendus et des supports d’arbitrage ; remontée des points de blocage.

• Mise à jour des outils de suivi (notamment Notion), gestion documentaire, suivi des procédures et appui à la bonne application des processus.

• Consolidation des informations utiles au pilotage et des éléments de suivi opérationnel, sans se substituer aux managers.

Coordination entre les trois dirigeants

• Organiser les réunions communes : disponibilité, ordre du jour, documents préparatoires, invitations et comptes rendus si demandés.

• Faire circuler les informations et décisions utiles aux bons interlocuteurs, avec validation préalable lorsque nécessaire.

• Tenir une vue partagée des échéances, engagements et actions transverses, et assurer les relances adaptées.

• Identifier les conflits d’agenda ou de priorités et proposer des solutions ; faire arbitrer les demandes concurrentes par les dirigeants.

• Garantir la discrétion et limiter le partage des informations aux personnes autorisées, notamment pour les sujets de holding.

Compétences et qualités attendues

Excellente organisation et sens des priorités ; anticipation et réactivité ; qualités rédactionnelles ; aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux ; rigueur dans le suivi ; discrétion et confidentialité ; capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle ; maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Excel, Notion, Airtable ou équivalents) ; esprit d’analyse et autonomie.