Office Manager Gallia Paris

Nous cherchons un.e Office Manager, véritable bras droit de la direction et du Directeur des Opérations et travaillera en équipe avec notre comptable mais aussi les services supports du groupe. Ses missions seront les suivantes :

• Organiser la vie d’entreprise et des collaborateurs : événements d’équipes, plénières, formations, référents généraux (Safety, SST, Speak Up, Cool@Work, …), développer la cohésion d’équipe et la culture sécurité

• Gérer les achats de l’entreprise : gestion et négociation des contrats fournisseurs en collaboration avec les managers de chaque pôle ; suivi et exécution des achats de son propre périmètre (fournitures, suivi petites réparations, safety, RH, entretien…)

• Pré-comptabilité : assister la comptable sur des petites opérations (récupération factures d’achats, aide à la saisie ponctuelle si besoin, relance clients, demandes de grands livre etc…)

• Récolter les pièces comptables chaque fin de mois

• Effectuer les paiements fournisseurs

• Gérer l’ensemble de la facturation sur notre outil de facturation

• S’assurer du bon fonctionnement de la comptabilité clients et le suivi des créances

• Être garant des process de l’entreprise : Support dans les bonnes pratiques et la mise en place des bonnes méthodes de travails (véritable pivot de l’entreprise, en contact constant avec les services : la production, la logistique, le marketing/commerce, le bar et la cuisine pour s’assurer que les bonnes pratiques sont privilégiées et suivies)

• RH : Récupération et suivi des notes de frais, relais des sujets tels que la mutuelle, SWILE (tickets restaurant), demandes de formations etc…

• Administratif : Aide à l’administratif général de l’entreprise (accueil nouveaux arrivants, livraisons, archivage etc…)

Le rôle général de l’Office Manager est d’assurer, avec la direction, du bon fonctionnement général de l’entreprise tant en termes administratif qu’en terme d’ambiance générale.