Assistant Manager Coworking (Voltaire) Deskopolitan

Nous recherchons un.e Assistant.e Manager pour épauler la Manager et accompagner l’équipe au quotidien. Ici, pas de routine : tu seras au cœur de l’action dans un environnement dynamique et convivial, où plus de 400 personnes passent chaque jour entre bureaux, salles de réunion et espace café.

Ton rôle ? Un véritable couteau suisse : soutien de l’équipe sur le terrain, organisation des activités, gestion des imprévus… Bref, tu seras un maillon essentiel pour que tout roule !

Si tu aimes l’organisation, le contact humain et que tu veux monter en compétences dans une super ambiance, on t’attend !

MISSIONS 

En tant qu’Assistant Manager, tu joueras un rôle clé dans le bon fonctionnement et l’animation du site. Véritable bras droit de la Manager, tu l’assisteras au quotidien sur la gestion opérationnelle, le suivi des prestataires, l’organisation des événements et l’amélioration de l’expérience client. Ton rôle sera aussi d’animer la communauté et de veiller à créer un environnement accueillant et dynamique. Polyvalent et rigoureux, tu interviendras sur des missions variées, allant de la maintenance à la gestion administrative et financière, tout en garantissant un service de qualité aux résidents et visiteurs.

Exploitation (opérationnel et gestion du site) 

Au quotidien en support auprès de la manager :

• Assister la manager sur les demandes quotidiennes liées à l’opérationnel du site, à l’expérience client, à la gestion des prestataires, aux périodes de fortes intensités, aux imprévus.

• Assister la manager sur les sujets de maintenance :
  - Suivi des interventions techniques et des fournisseurs avec le responsable de maintenance, mobilisation lors d’incidents techniques sensibles, résolution de problématiques de maintenance mineures en autonomie.
  - Vérification des actions correctives mises en place.

• Backer l’accueil et/ou l’espace café lors des périodes de forte affluence et selon les besoins de l’exploitation.

• Effectuer des rondes de contrôle sur le site pour assurer sa bonne tenue et identifier les améliorations à apporter.

• Assister la manager dans l’organisation des événements clients :
  - S’assurer du bon déroulement des prestations.
  -Gestion des événements le jour J.

En coordination avec la chargée d’accueil résidents :

• Faire le suivi des réservations de notre offre Nomade et Meeting et être au fait du calendrier client.

• Suivi des packs Nomade, relance et accompagnement clients.

• Suivi de la facturation des meetings.

• Participer à l’anticipation du planning des meetings de la semaine suivante :
  - Relance des options en attente.
  - Confirmation du nombre de participants.
  - Vérification des acomptes et suivi administratif.

• Aider à la supervision de la qualité des salles de réunion (SDR) : propreté, équipements technologiques, kits meetings ; mise en place d’actions correctives avec les prestataires.

Gestion des entrées et sorties des résidents :

• Aider la manager à organiser l’onboarding et l’outboarding des résidents :

• Prise de contact avec les futurs résidents pour organiser leur arrivée.

• Préparation et mise à jour du formulaire Jotform.

• Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie (EDLE/EDLS) en collaboration avec la manager de site.

• Suivi de la satisfaction post-onboarding et post-outboarding.

Gestion administrative et financière

• Assister la manager dans la gestion des dossiers de domiciliation et assurer leur mise à jour.

• Aider la manager à assurer le suivi de la facturation via notre outil Regate : création et suivi des demandes de dépenses, gestion des justificatifs.

• Participer au reporting mensuel avec la manager. 

OFFRE

• Localisation : Deskopolitan Voltaire - 226, bd Voltaire - Paris XIe

• 39h hebdomadaires

• Non-cadre, shifté