Sous l’autorité du Directeur du Property Management, le/la Gestionnaire Administratif & Immobilier assure le suivi administratif, financier et budgétaire du site. Il/elle contribue à la fiabilité des données, au respect des procédures internes et au pilotage budgétaire, en lien avec les équipes opérationnelles tout en veillant à la qualité d’entretien et des gammes de maintenance réalisées par les prestataires.

ll/elle intervient globalement sur les missions suivantes :

• Gestion Administrative & Opérationnelle :

Assurer le traitement et le suivi des dossiers administratifs de la direction de centre,

Assurer le suivi des déclarations de sinistre, RC, DO ;

Gérer et traiter le courrier et les appels,

Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes,

Être le relais administratif et budgétaire du site auprès des fonctions support,

Assurer un rôle de support aux équipes du site (Technique & Sécurité, Privatisation, Food, Marketing & Communication),

Assurer le suivi des consommables de la direction de centre.

• Gestion et suivi budgétaire et financier :

Participer à l’élaboration et au suivi des budgets travaux et de fonctionnement du centre,

Assurer le suivi du budget sur le logiciel de Gestion Immobilière Altaix (devis, bon de commande, facture, reddition) et le traitement de la facturation,

Assurer la relation fournisseurs (transmission des devis signés, suivi des factures impayées),

Collecter les données liées au chiffre d’affaires des enseignes du centre et imputation au sein de la GED et/ou Altaix, Relances des preneurs.

• Gestion technique :

Piloter et gérer les prestataires (sécurité, nettoyage, déchets, liaisons mécanique…) et les entreprises de travaux évoluant sur le site ;

Mettre en œuvre en lien avec le siège, la politique de développement durable ;

Garantir l’accueil de qualité et valorisation de l’image du centre vis à vis des visiteurs et des commerçants.

Veiller à la préservation de la qualité technique des installations et services utilisés par les clients (sanitaires, espaces verts, entretien du site, sonorisation, …),

Suivi et vérification des dossiers d’aménagement en lien avec le directeur de centre

Représenter le site auprès de la Cité des Sciences et de l’Industrie pour tous les sujets liés à la sécurité et à l’exploitation du site.

Suivre les rapports de bureau de contrôle ou la préparation des commissions de sécurité

Formation / expériences :

BAC+ 2/3 minimum

Expérience éprouvée de minimum 2-3 ans dans le domaine de la gestion immobilière.

Connaissance de l’immobilier (bureaux ou commerces) avec idéalement une expérience dans l’immobilier (Foncière, Gestionnaire de Syndic, Société de Facilities Management …).

Savoir être :

• Bon sens / pragmatisme

• Réactivité/ Disponibilité / Grande capacité d’adaptation

• Être à l’écoute et avoir le sens des priorités

• Bon relationnel et d’ouverture d’esprit

• Faire preuve de polyvalence et d’autonomie

• Être à l’aise avec les chiffres et faire preuve d’une grande rigueur dans l’organisation

• Être charismatique pour gérer les prestataires

Compétences techniques :

• Connaissance générale sur l’exploitation des bâtiments

• Maitrise Pack Office

• Connaissance d’Altaix (serait un plus)