Hiérarchique : L’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de la DRCI et de son adjoint.
Fonctionnelles :
-       l’encadrement des pôles, secteurs et unités de recherche clinique de la DRCI ;
-       les directions recherche et innovations des groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l’AP-HP ;
-       le cabinet du directeur général et ensemble des directions du siège de l’AP-HP et ;
-       les porteurs médicaux.

L’assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles. Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche dont la Commission Recherche et Innovation centrale.

Missions
Pour l’ensemble de la DRCI :
Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l’archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l’intendance de la DRCI (site Saint-Louis).
Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des réunions régulières avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.
Gestion du tableau des congés des membres du comité de direction, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI.
Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :
Gestion de l’agenda, des parapheurs, du processus de signature électronique pour certains documents, de la logistique des réservations de salles et des réunions des directeurs.
Gestion des remboursements de frais divers, des déplacements et visites avec tenue du registre.

En matière événementiel :
Appui logistique à l’organisation des événements de la DRCI (Séminaire de Direction, Séminaire des référents recherche, réunions d’informations, etc.) et relai des communications institutionnelles.

Ce poste nécessite une première expérience réussie en qualité d’assistant(e) de direction. Il requiert qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais). Une connaissance de l’organisation hospitalière ou de l’organisation de la recherche clinique serait appréciée.

Savoir-faire requis
Maîtrise de la suite Microsoft
Capacité à optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Sens de l’organisation et du classement
Discrétion professionnelle et discernement
Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
Esprit d’équipe, savoir être, polyvalence, dynamisme et maîtrise de soi
Formation et expérience
Niveau Bac/BTS assistant de direction