Assistant(e) Administratif(ve) & Comptable Work & Share

Rattaché(e) directement à la Responsable Administrative, vous serez le point d’entrée des sujets de facturation, de recouvrement et de dépenses du réseau, sur l’ensemble de nos sociétés.

Facturation et contrôle clients

• Contrôle des facturations et des contrats clients

• Émission des factures spécifiques : facturation trimestrielle, refacturations de travaux, honoraires de gestion, avoirs

• Suivi des dépôts de garantie (encaissement à l’entrée, restitution à la sortie)

Recouvrement

• Rapprochement des encaissements et identification des flux de paiement

• Relances clients (mail, téléphone) et suivi des échecs de prélèvement

• Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des impayés

• Préparation des mises en demeure et des dossiers transmis au commissaire de justice, en lien avec la Responsable Administrative

Gestion de Spendesk et des fournisseurs

• Vérification et imputation des factures fournisseurs

• Suivi des demandes de dépenses des équipes et des schémas de validation

• Préparation des paiements fournisseurs hebdomadaires

• Paramétrage des nouveaux sites et commandes de cartes

Relation clients et fournisseurs via la boîte mail comptabilité

• Gestion de la boîte compta@ : questions comptables des clients et relances fournisseurs, en appui des équipes des sites

Support administratif et comptable

• Centralisation et transmission des pièces de clôture mensuelle à notre cabinet d’expertise comptable

• Suivi des demandes de l’expert-comptable via Pennylane

• Gestion administrative courante : contrats et abonnements (téléphonie, énergie…), accès aux outils lors des arrivées, classement des documents

• Traitement des demandes ponctuelles des équipes opérationnelles et commerciales