Intégré(e) au sein de l’équipe santé vous interviendrez dans la gestion des participants et la gestion de small meetings dans leur globalité :

• Préparation des supports liés à la gestion des participants en liaison avec le chef de projets,
• Envoi des invitations,
• Récupération des réponses sur le site web dédié à l’événement,
• Mise en place des différentes listes à transmettre au client : liste des participants, liste d’attente, liste des personnes dont le voyage est pris en charge, listes récapitulatives quelques jours avant l’événement, badges, accueil, présence…
• Envoi des propositions de voyage aux participants pour validation ou échange,
• Gestion des validations des surcoûts des voyages auprès du client.
• Envoi aux hôtels des listes des participants avec le nombre de nuitées et le détail des prestations,
• Contact et gestion des fournisseurs ou prestataires.
• Rédaction et envoi du récapitulatif du voyage (voyage, horaires, hôtel…) aux participants, juste avant l’événement,
• Gestion des appels et des mails des participants avant, pendant et après l’événement,
• Présence terrain lors des manifestations
• Suivi du budget voyage et hébergement,
• Préparation des factures clients.

De formation administrative, tourisme d’affaire, vous avez dans l’idéal déjà une expérience dans l’organisation de voyages et dans le domaine de la santé.
Vous avez un bon niveau en anglais (voire autres langues en plus).
Vous êtes rigoureux(se).
Vous avez le sens de l’organisation et savez gérer les priorités,
Vous avez de bonnes qualités relationnelles,
Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques.

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