En étroite collaboration avec la direction et les membres de l’équipe dirigeante, tu seras chargé(e) de fournir un soutien essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités exécutives de l’entreprise. Ton rôle consistera à coordonner efficacement les tâches administratives et opérationnelles, tout en t’assurant que les processus sont fluides et optimisés.

Responsabilités principales :

Soutenir la direction :

• Gestion de l’agenda : Tu seras responsable de la planification et de la gestion des calendriers et des rendez-vous de l’équipe dirigeante, en veillant à une organisation efficace du temps.

• Assistanat de direction pour la gestion des transports et de la concordance des différents rendez-vous avec les temps de trajet. (la direction travaille entre Paris et la Suisse)

• Coordination et organisation des réunions : Tu seras responsable de la planification et de la coordination des réunions, y compris pour certains rendez vous en présentiel.

• Suivi des actions : Tu assureras le suivi des décisions prises lors des réunions et des actions convenues, en veillant à ce que les échéances soient respectées et que les parties prenantes soient informées.

• Gestion de l’information : Tu seras chargé(e) de collecter, d’organiser et de maintenir des informations confidentielles et sensibles, en garantissant une gestion sécurisée des données.

• Gestion du matériel des collaborateurs : Tu auras un petit stock à disposition et pourra être amené(e) à envoyer le matériel nécessaire aux équipes.

Organiser les séminaires mensuels (Netwo Assembly) :

• Filtre et sélection des prestataires nécessaires sur place (hôtels, lieux de travail, activités teambuilding, restauration)

• Rédaction des documents internes (programme sur place, menus..)

• Organisation des transports des collaborateurs

• Etre le point de contact des équipes et des prestataires

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

• Capacité organisationnelle et souci du détail.

• Maîtrise avancée des outils informatiques et des logiciels de productivité (Microsoft Office, Google Suite, etc.).

• Capacité à gérer efficacement les priorités et à anticiper

• Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.

• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre collaboratif de l’équipe.

• Diplomatie et aptitude à interagir avec différents niveaux de l’organisation mais aussi avec les partenaires extérieurs.

• Part time possible en 80% 

  Formation et expérience :

• Expérience préalable de 3 ans minimum en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) ou dans un rôle administratif similaire, de préférence dans un environnement professionnel dynamique.

• Call de préselection avec Emilie, Talent Manager

• Echange visio avec Iga, Directrice générale et Emilija, RH manager 

  • un exercice live te sera demandé

• Echange visio avec Bruno & Xavier, nos co-fondateurs