Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

Au sein du pôle création, dirigé par la directrice régionale adjointe déléguée à la création, et placé/e sous l'autorité hiérarchique de la conseillère pour la musique et la danse sur le site de Châlons-en-Champagne, l'assistant/e a en charge l'administration générale et le secrétariat du secteur, en articulation avec l'autre assistant du pôle sur le même site, dans une logique de binôme, et en dialogue régulier avec les agents des sites de Metz et de Strasbourg à la DRAC Grand Est.

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1/ Gestion administrative et financière :

- Enregistrement, instruction et suivi des dossiers sur les plans administratif, comptable et juridique : vérification des pièces justificatives, engagement financier des dossiers retenus lors des programmations budgétaires en relation avec le secrétariat général, notification aux demandeurs ;

- Rédaction des conventions financières annuelles et des conventions pluriannuelles d'objectifs, pour les structures et équipes artistiques du secteur de la musique et de la danse ;

- Participation aux réunions de travail du pôle et suivi de la consommation budgétaire des crédits en fonctionnement et en investissement en lien avec la coordinatrice du BOP 131, à Strasbourg ;

-Veille et mise à jour des fiches structures musique et danse.

2/ Information et appui aux usagers :

- Gestion des relations téléphoniques courantes avec les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers ;

-Relai d'information sur les dispositifs de soutien de l'État et plus particulièrement du ministère de la Culture ;

-Information de premier niveau avec les interlocuteurs du secteur de la musique et la danse ;

-Accompagnement et conseil dans le montage des dossiers de demandes subventions.

3/ Organisation et appui logistique :

- Etablissement des ordres de missions et des états de frais pour les déplacements de la conseillère musique et danse et appui spécifique en tant que de besoin (tenue et mise à jour de l'agenda, réservations de salles et de véhicules, etc.) ;

- Organisation logistique des commissions régionales consultatives des ADSV, dans le cadre des dispositifs d'aide à la création : interface avec les lieux accueillant les réunions, convocations experts et compagnies, établissement des procès-verbaux et le cas échéant rédaction des arrêtés dans le cadre du renouvellement des membres des commissions.

Profil recherché

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Word Excel, Outlook
Maîtrise (acquise ou à acquérir) de logiciels Chorus DT, Arpège
Technique de rédaction administrative
Maîtrise (acquise ou à acquérir) de l’environnement professionnel (missions du ministère de la Culture et connaissance du secteur de la musique et de la danse et des réglementations propres à ces secteurs)

Savoir-faire

Capacité à travailler en équipe de manière transversale avec les collègues des autres sites et avec de nombreux partenaires
Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes
Autonomie et esprit d’initiative
Respect des délais et procédures

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Savoir-être (compétences comportementales)

Méthode et sens de l’organisation
Capacité d’adaptation et réactivité face aux sollicitations professionnelles
Sens du service public
Rigueur et confidentialité