Rattaché(e) à la direction générale, l’assistant(e) de direction assistera la directrice générale, dans les missions suivantes :

La gestion de l’agenda et des réunions (80%)

- Planification des réunions et de l’agenda (prise de rendez-vous et suivi…)

- Organisation des déplacements professionnels et gestion de leurs procédures administratives (préparation des ordres de mission, réservation des billets,…)

- Appui auprès de la chargée des instances dans la programmation et l’organisation des instances

- Dans le cadre de ses missions l’assistant de direction H/F pourra planifier ponctuellement des réunions dans l’agenda d’autres directeurs

Services généraux (10%)

- Suivi des dossiers et prestataires liés aux locaux (société de ménage, badgeuses, être en lien avec les services de maintenance divers…)

- Gestion des locaux - Gestion des stocks et commandes des fournitures

- Au quotidien, accompagner les collaborateurs dans leurs besoins

Accompagner les directions dans le traitement des tâches administratives (10%)

- Traitement du courrier papier et électronique (enregistrement du courrier entrant/sortant)

- Mise à la charte des courriers et des différents documents internes au HDH

- Accueil des visiteurs Cette liste est non exhaustive; le collaborateur pourra appuyer sa (ses) direction(s) dans d’autres missions.

Compétences techniques et relationnelles

● Très bonne maîtrise de PackOffice et Google Drive

● Excellente qualité rédactionnelle

● Polyvalence

● Rigueur, autonomie, bonne gestion du temps et des priorités pour gérer des tâches multiples sous forte contrainte temporelle

● Force de proposition

● Sens de la confidentialité.

Un premier entretien avec le directeur de l’équipe

Une mise à situation à réaliser chez soi en amont ou sur place

Un 2nd entretien, basé sur le test

Un entretien final avec la directrice du Health Data Hub et les RH