Gameloft Montréal est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) du studio pour aider à la gestion quotidienne de la réception et pour dynamiser la vie au studio.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le département des communications et divers départements (achats, ressources humaines, IT et recrutement) pour mener à bien ses mandats.

Cette personne devra cultiver des relations positives et favoriser un sentiment de communauté au sein du studio. Dans l'ensemble, le(la) coordinateur(trice) du studio joue un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail accueillant et organisé, tout en facilitant l'engagement et le sentiment d’appartenance des employé.e.s. 

Principales Responsabilités  

Réception et gestion administrative du studio: 

• Accueillir chaleureusement et professionnellement les visiteurs, les clients et les employé.e.s.:

1. Contribuer au processus d'intégration des nouveaux employé.e.s;
2. Gérer les visiteurs au studio (Carte d’accès, registre de présences, etc.); 

• Gérer les appels entrants, les courriels et la correspondance. 

• Coordonner les rendez-vous, les réunions et les réservations de salles de conférence. 

• Traiter le courrier et les paquets entrants et sortants. 

• Veiller à ce que la zone de réception soit propre, organisée et présentable. 

• Assurer l’inventaire des fournitures de bureau et des diverses fournitures pour la cuisine, salles de réunions, salle de jeu et toute autre local qui requiert le renouvellement de fourniture; 

• Agir en tant que personne-ressource et référence pour tous les problèmes généraux reliés à la maintenance du studio (services d’entretien ménager; maintenance/travaux); 

• Aider divers départements administratifs, et plus particulièrement la direction de Gameloft Montréal, dans l’accomplissements de diverses tâches ou projets. 

Gestion de la vie au studio: 

• Coordonner l’organisation d’évènements et d’activités pour les employé.e.s du studio (par exemple 5@7, Halloween, etc.) 

1. Prendre en main le déroulement des activités internes (selon le besoin) et assurer un support sur tout autre besoin logistique requis (exemple: achats de cadeaux) 

2. Rechercher des fournisseurs, des lieux et des divertissements pour les événements; 

3. Décorer le studio selon les diverses fêtes annuelles, les divers évènements, mais également la décoration permanente du bureau. 

• Communiquer des informations ou des annonces importantes relatives à la vie du studio (intranet, affiches, etc.); 

• Aider à la coordination et aux communications d’activités d’équipe; 

• En collaboration avec l’équipe de communication, participer activement aux communications internes et la mise à jour de notre site intranet; 

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Gameloft Montreal is looking for an Office Coordinator to help with the day-to-day management of reception and to energize life at the studio.  

They will work in close collaboration with the communications department and various other departments (purchasing, human resources, IT and recruitment) to successfully complete their tasks.  

The candidate must cultivate positive relationships and foster a sense of community in the studio. For the most part, the Office Administrator plays a crucial role in creating a welcoming and organized work environment, all while facilitating employee engagement and a sense of belonging by means of events and social activities. 

Main Responsabilities:

Administrative management of the studio: 

• Welcome visitors, clients and staff in a warm and professional manner 

1. Help with the onboarding process for new employees 

2. Manage studio visitors (access cards, attendance register, etc.) 

• Handle incoming calls, emails and correspondence 

• Coordinate appointments, meetings, and conference room reservations 

• Process incoming and outgoing mail and packages 

• Make sure the reception area is clean, organized and presentable 

• Ensure the inventory of office supplies is well stocked, along with those for the kitchen, conference rooms, game room, and any other room that requires supplies to be replenished 

• Act as a reference and resource person for all general issues related to studio upkeep (cleaning services, maintenance/work) 

• Help the various administrative departments, in particular the management at Gameloft Montreal, to accomplish different tasks or projects 

Managing life at the studio: 

• Coordinate events and activities for the studio's employees (for example, Happy Hours, Halloween, etc.) 

1. Take charge of running internal activities (as needed) and provide support for all other required logistical needs (for example: buying gifts) 

2. Research suppliers, locations and entertainment for events 

3. Take charge of decorating the studio according to the various annual celebrations and events, and also the office's permanent decor 

• Communicate important information or announcements relating to life at the studio (intranet, notices, etc.) 

• Help to coordinate and communicate team activities 

• In collaboration with the communications team, actively help with internal communications and updating our intranet site 

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
• Excellentes aptitudes à communiquer et entregent
• Polyvalence
• Organisation, débrouillardise et minutie
• Motivation pour les nouveaux défis
• Aptitude à gérer plus d’un projet à la fois (multitâche)
• Rigueur, proactivité et autonomie dans les tâches quotidiennes
• Aptitude à déplacer des charges raisonnables, telles que des colis et du mobilier (à l’occasion)
• Connaissances de la suite Office (Outlook, Excel, PowerPoint et Word)
• Aptitude à s’exprimer en français et en anglais

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• A minimum of 3 years’ experience in a similar position
• Excellent communication and interpersonal skills
• Versatility
• Organization, problem-solving skills, meticulousness
• Motivation to take on new challenges
• Ability to manage more than one project at a time (multitasking)
• Ability to approach daily tasks rigorously, proactively and autonomously
• Ability to move reasonable loads, such as packages and furniture (occasionally)
• Knowledge of the Office suite (Outlook, Excel, PowerPoint and Word)
• Ability to express yourself in French and English