CDD à temps partiel : 60%

Planning : 3 jours de travail par semaine/OFF le lundi matin, mercredi et vendredi après-midi ( à discuter éventuellement)

Lieu : Paris 9ème / Métro Bonne Nouvelle

Fourchette de rémunération : entre 1 350€ et 1 450€ bruts mensuels sur 12 mois selon profil + prime semestrielle sur objectifs de 550€

Le périmètre sous la responsabilité de l’Office Manager comprend les sociétés Epicery (environ 45 collaborateurs) et Pour de Bon (environ 20 collaborateurs).

Il/elle reporte hiérarchiquement aux Directeurs Généraux et fonctionnellement à la Responsable RH pour la partie en lien avec cette activité.

1/ Accompagnement des équipes / vie de l’entreprise

• Prendre en charge l’accueil physique des visiteurs

• Organiser les évènements d’entreprise

• Être la personne de référence auprès des collaborateurs pour toute demande en lien avec la vie au bureau

2/ Gestion comptable

• Traiter les données de facturation

• Contrôler et piloter le remboursement des frais professionnels

• Suivre la facturation B2B, effectuer les rapprochements bancaires et effectuer les relances, le cas échéant

3/ Gestion des Services Généraux

• Gérer l’arrivée et départ du courrier

• Assurer les achats en lien avec le matériel informatique, les fournitures de bureau, les consommables standards

• Établir et suivre le budget en lien avec les Services Généraux

• Etre le/la Référent(e) auprès du bailleur et prendre en charge les actions de maintenance des locaux en lien avec les intervenants extérieurs : plombier, serrurier, électricien…

• Suivre les contrats de maintenance des équipements et gérer les dysfonctionnements pour assurer une continuité de service

• Assurer la bonne tenue des locaux et garantir un cadre de travail adapté et agréable

• Gérer l’onboarding et offboarding des collaborateurs : préparation du matériel informatique, gestion des accès aux outils, paramétrage des badges d’accès…

  4/ Gestion administrative RH

• Préparer l’arrivée RH des collaborateurs : recueillir les éléments constitutifs du dossier du personnel, créer les profils PayFit, établir les DPAE, affilier aux régimes santé et prévoyance, préparer le pack d’accueil…

• Organiser les visites médicales d’embauche et suivre les visites médicales périodiques

• Assurer la gestion administrative RH courante : mise à jour des données personnelles des collaborateurs dans PayFit, gestion des courriers standards, gestion de la campagne en lien avec les titres de Transport…

• Recueillir, saisir et archiver les éléments variables de paie : arrêts de travail, heures supplémentaires, justificatifs évènements familiaux, tickets restaurant…

• Prendre en charge la gestion administrative de la Formation : convocation, attestation de formation, feuilles de présence, mise à jour du tableau de suivi…

• Participer à la campagne des entretiens annuels : transmissions des fichiers et suivi de la remise des documents

• Mettre à jour les différents registres (registre du personnel, des stagiaires, des accidents bénins, de sécurité…)

Issu(e) d’une formation académique supérieure, vous justifiez d’une expérience de 1 à 2 ans sur un poste similaire

De nature proactive, vous avez un réel sens de l’organisation, du service, de l’initiative et de la gestion des priorités

Rigueur et confidentialité font partie de vos qualités intrinsèques

Vous avez une bonne maîtrise de Word, Excel et Powerpoint

La connaissance de la suite Google / PayFit / Spendesk / Docusign est un plus

Etape 1 : Pré-qualification téléphonique

Etape 2 : 1er entretien avec l’équipe RH

Etape 3 : 2ème entretien avec les Directeurs d’Epicery et Pour de Bon (shortlist uniquement)