Descriptif du poste

Dans le cadre de notre forte croissance à Lisbonne (70 collaborateurs aujourd’hui et 40 recrutements à venir cette année), nous créons un poste d’ Office & IT Support Manager pour structurer, piloter et sublimer notre environnement de travail.

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et deviendras un rôle clé du quotidien de l’équipe, au cœur de l’expérience collaborateur.

Ta mission : transformer nos bureaux en un lieu de vie exceptionnel, porter l’expérience collaborateur au plus haut niveau et garantir un environnement fluide, structuré et impeccable.

Tu travailleras au quotidien avec :

• La Team RH à Lisbonne

• Le support IT basé à Paris

• Les prestataires locaux (bailleurs, IT, ménage, sécurité, télécoms)

• L’ensemble des collaborateurs du bureau de Lisbonne

Tes missions

Piloter et optimiser l’environnement de travail

• Gestion des locaux : Tu es le point de contact direct des bailleurs. Tu les challenges, tu suis les dossiers techniques et pilotes les projets d’agencement.

• Logistique & Stocks : Tu pilotes les stocks de mobilier (bureaux/chaises) et les consommables pour le confort de la team (Café de spécialité, fruits, fournitures).

• Prestataires : Tu gères les contrats et les interventions des partenaires locaux. Tu es particulièrement réactif(ve) sur les services critiques (ex: Vodafone pour le Wifi) pour garantir zéro interruption.

• Garant de l’environnement & Sécurité : Tu pilotes la société de ménage pour une propreté irréprochable et tu es responsable de la sécurité du site sous tous ses angles (gestion Verisure, normes incendie, trousse à pharmacie et formations premiers secours).

• Admin & Factures : Tu assures le suivi et la validation des factures liées à tes prestataires et au fonctionnement du bureau.

Assurer le support IT local (Niveau 1)

• Collaboration Paris-Lisbonne : En lien étroit avec le support IT à Paris, tu es le référent technique sur place.

• Support Niveau 1 : tu assures le support de premier niveau pour l’équipe (configuration des postes, résolution des problèmes d’affichage ou de périphériques). Ton but : faire en sorte que chaque collaborateur soit opérationnel et efficace en un clin d’œil.

• Gestion de parc : Tu gères le stock physique (MacBooks, écrans, accessoires) et assures l’Onboarding/Offboarding technique de chaque collaborateur.

Développer l’expérience collaborateur et la culture interne

• Event Planner : Tu gères ton budget annuel et crées une roadmap d’événements (ex: Afterwork, tournois de jeux, running).

• Marque Employeur : Tu captures ces moments (photos/vidéos) pour nourrir nos réseaux sociaux et donner envie aux futurs talents de nous rejoindre.

• Expérience Collaborateur : Tu es le moteur de l’amélioration de nos locaux pour garantir un quotidien fluide et stimulant ; tu es force de proposition pour rendre nos bureaux toujours plus vibrants, inspirants et propices à l’énergie collective.

• Tu justifies d’une première expérience réussie (alternance ou CDI) en office management, coordination, événementiel, hospitality ou environnement similaire.

• Tu as une forte appétence pour le support IT de niveau 1 (écosystème Apple / Mac) : configuration de postes, gestion de périphériques, résolution de problèmes techniques simples.

• Tu sais créer une atmosphère chaleureuse et engageante, tout en étant capable de poser un cadre clair et de faire respecter des processus.

• Tu es à l’aise l’aise dans des environnements dynamiques où tout est à construire.

• Tu es ultra-organisé(e), débrouillard(e) et orienté(e) solutions.

• Tu maîtrises le Français et le Portugais courants à l’oral comme à l’écrit, pour coordonner efficacement les équipes et les prestataires locaux.

• L’anglais est un plus.

1. Screening and presentation call with Joséphine (TAS)

2. Culture fit interview with Nelly (CHRO)

3. Case study/Situation test with Adeline (HR Ops)