Ce rôle est un rôle central au sein de l’entreprise et est responsable du bon fonctionnement du bureau et de l’accompagnement des CEOs.
Ce rôle permets à toute l’équipe de travailler dans les meilleures conditions en s’assurant que les collaborateurs disposent de tout le matériel nécessaire (de la commande du café à la gestion des fournitures) et étant garant de la bonne tenue des locaux (rangement, entretien des open space..).

Les missions seront notamment:

• Accueil téléphonique et physique des visiteurs, collaborateurs, candidats, prestataires
• Gestion du courrier et des livraisons
• Gestion des fournitures et des consommables (commande, devis, négociation prix…)
• Gestion des agendas et des salles de réunions
• Organisation d’évènements internes et gestion des prestataires mobilisés.
• Organisation des déplacements professionnels (réservations de voyages et hébergements)
• Gestion des notes de frais et saisie des factures
• Préparation de présentations et rapports et réduire des documents si besoin
• Diffusion des messages en interne aux collaborateurs et veille au respect des règles de sécurité au travail
• Onboarding et offboarding des collaborateurs (notamment pour le matériel informatique)

• Etudiant.e en Bac+2/+3 en gestion administrative
• Anglais courant
• Idéalement une expérience dans la gestion de locaux et de prestataires
• Excellentes qualités d’organisation et capacité à anticiper les besoins et les potentiels conflits d’agenda
• Capacité à gérer de manière appropriée les problématiques confidentielles.
• Forte intelligence émotionnelle avec la capacité de percevoir l’ambiance au bureau.
• Capacité à forger rapidement de bonnes relations professionnelles
• Excellentes qualités de communication, à l’écrit comme à l’oral, y compris avec des collaborateurs seniors.
• Capacité d’adaptation du style de travail en fonction des interlocuteurs.
• Capacité à prioriser et à s’adapter aux changements de priorités.
• Capacité à travailler sous pression et sous des délais très courts.
• Minutie, rigueur et force de propositions.
• Excellentes compétences informatiques, notamment être capable de formater des slides PPT en une présentation de haute qualité