PayByPhone

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Office Manager / Assistant de Direction - Apprentissage

  • Alternance (12 à 24 mois)
  • Début :  
  • Boulogne-Billancourt
  • Bac +2
  • < 6 mois

La tribu

PayByPhone

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    Le poste

    Office Manager / Assistant de Direction - Apprentissage

    • Alternance (12 à 24 mois)
    • Début :  
    • Boulogne-Billancourt
    • Bac +2
    • < 6 mois

    À propos

    Tellement simple et en quelques secondes ! PayByPhone est un service vous permettant de payer votre stationnement ou des services de mobilité en quelques secondes et en toute simplicité. Plus de pièces, plus besoin d’horodateurs, juste une app sur votre Smartphone qui vous fait gagner du temps au quotidien !

    Pionnier et leader du paiement du stationnement mobile en France et entité du Groupe Volkswagen, PayByPhone est en croissance constante depuis son lancement en France en 2009 : il compte aujourd’hui plus de 2.5 millions d’utilisateurs en France et génère 2000 téléchargements par jour. Ils sont disponibles dans 210 villes de l’Hexagone telles que Paris, Lyon, Nantes, Caen, Colmar, La Rochelle, Le Havre, Montpellier, Nantes, Toulon, Angers, etc. PayByPhone continue de renforcer son leadership en France, mais aussi à l’étranger dans de nombreuses métropoles comme Genève, Bruxelles, San Francisco, Miami, Boston, Seattle ou Londres.

    Descriptif du poste

    Ce rôle est un rôle central au sein de l’entreprise et est responsable du bon fonctionnement du bureau et de l’accompagnement des CEOs.
    Ce rôle permets à toute l’équipe de travailler dans les meilleures conditions en s’assurant que les collaborateurs disposent de tout le matériel nécessaire (de la commande du café à la gestion des fournitures) et étant garant de la bonne tenue des locaux (rangement, entretien des open space..).

    Les missions seront notamment:

    • Accueil téléphonique et physique des visiteurs, collaborateurs, candidats, prestataires
    • Gestion du courrier et des livraisons
    • Gestion des fournitures et des consommables (commande, devis, négociation prix…)
    • Gestion des agendas et des salles de réunions
    • Organisation d’évènements internes et gestion des prestataires mobilisés.
    • Organisation des déplacements professionnels (réservations de voyages et hébergements)
    • Gestion des notes de frais et saisie des factures
    • Préparation de présentations et rapports et réduire des documents si besoin
    • Diffusion des messages en interne aux collaborateurs et veille au respect des règles de sécurité au travail
    • Onboarding et offboarding des collaborateurs (notamment pour le matériel informatique)

    Profil recherché

    • Etudiant.e en Bac+2/+3 en gestion administrative
    • Anglais courant
    • Idéalement une expérience dans la gestion de locaux et de prestataires
    • Excellentes qualités d’organisation et capacité à anticiper les besoins et les potentiels conflits d’agenda
    • Capacité à gérer de manière appropriée les problématiques confidentielles.
    • Forte intelligence émotionnelle avec la capacité de percevoir l’ambiance au bureau.
    • Capacité à forger rapidement de bonnes relations professionnelles
    • Excellentes qualités de communication, à l’écrit comme à l’oral, y compris avec des collaborateurs seniors.
    • Capacité d’adaptation du style de travail en fonction des interlocuteurs.
    • Capacité à prioriser et à s’adapter aux changements de priorités.
    • Capacité à travailler sous pression et sous des délais très courts.
    • Minutie, rigueur et force de propositions.
    • Excellentes compétences informatiques, notamment être capable de formater des slides PPT en une présentation de haute qualité

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