Nous recherchons actuellement un Assitant de Faculté (F/H) pour rejoindre le département Faculty sur notre campus de Fontainebleau. Il s’agit d’un contrat à durée déterminée à temps plein.
L’Assistant de Faculté est chargé de fournir un soutien administratif et technique de qualité à un groupe de professeurs, facilitant ainsi leur enseignement et leur recherche.
Il/elle remplit de manière autonome des tâches spécifiques pour les membres de la faculté, tout en étant rattaché à l’Area Manager. Il/elle doit répondre à différentes demandes variées et souvent des délais très brefs et en veillant à ce que tous les délais soient respectés.
Le titulaire du poste sera responsable des tâches essentielles suivantes :
1. Course Administration
Travailler en collaboration avec la faculté, en anticipant toutes les exigences du cours.
Interagir avec les intervenants, les tuteurs, les assistants d’enseignement et les correcteurs.
Compiler et vérifier le dossier du cours.
Soumettre le matériel pour l’autorisation/la validation des droits d’auteur à l’aide d’un outil en ligne.
Assurer la liaison avec les équipes de l’imprimerie, de l’informatique, du multimédia et des services du campus.
Organiser la logistique des simulations, des quiz et des exercices.
Créer et mettre à jour les sites Web des cours ; gérer les sondages en ligne.
Assurer la liaison avec les équipes du département Degree Programmes pour le bon déroulement de la logistique des examens.
Compiler, vérifier et entrer les notes dans le système avec la plus grande responsabilité et confidentialité.
2. Office Administration
Organiser des réunions, des appels vidéo et des conférences téléphoniques (en interne et en externe).
Coordonner les préparatifs des déplacements pour les professeurs : les conférences et autres déplacements (visas, passeports etc..).
Demander des budgets pour les conférences sur le campus et hors du campus.
Filtrer, traiter et suivre les dépenses professionnelles des professeurs.
Concevoir, mettre à jour et relire des documents.
Traiter des agendas multiples et complexes.
Traduire occasionnellement des lettres et/ou de courts documents non techniques.
Contribuer au processus administratif du comité d’évaluation des professeurs.
3. Recherche
Aider à la recherche, à l’extraction de données et à la compilation d’informations.
Mettre en forme des documents de recherche : dossiers, articles et livres.
Créer et mettre à jour des bases de données, des enquêtes et des bibliographies.
Corriger et éditer le format des articles selon les directives des revues.
Coordonner avec le(s) assistant(s) de recherche/le(s) coauteur(s) pour les réunions, les déplacements et les dépenses.
4. Responsabilités supplémentaires
Séminaires régionaux : organiser les visites du ou des conférencier(s) invité(s), responsable de la logistique (informatique, multimédia, réservation de salles, services du campus, restauration et organisation des déplacements).
Participer à l’organisation des conférences et événements sur le campus.
Assurer l’intégration des nouveaux arrivants dans l’équipe.
Coordiner les informations entre les membres de la faculté et l’équipe EDP (gestionnaire(s) de clientèle et coordinateur(s) de programme).
Préparer et envoyer des lettres de recommandation pour les doctorants en fin de cursus.
Le candidat idéal doit avoir le profil suivant :
Minimum 3 ans d’expérience dans un domaine similaire.
Diplôme universitaire technique/diplôme administratif.
Excellent niveau d’anglais, maîtrise du français.
Excellent sens de l’organisation et souci du détail.
Très flexible et adaptable.
Sens de l’initiative et proactivité.
Capacité à établir des priorités, à fixer et à respecter les délais.
Excellent esprit d’équipe et capacité à travailler de manière autonome.
Excellentes compétences informatiques.
Vous souhaitez travailler dans un environnement dynamique et multiculturel? Merci de postuler avec votre CV et votre lettre de motivation en anglais (talent.acquisition@insead.edu).
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront informés.