Sous la responsabilité de l’Office manager, l’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) a pour mission d’accompagner le quotidien des services généraux qui assurent le bon fonctionnement du Resah.

Ses principales missions sont :

1) Gestion des commandes de fournitures et prestations courantes :

• Demander des devis aux prestataires (fournitures de bureaux, consommables divers, abonnements, etc.)

• Saisir les bons de commandes

• Vérifier la conformité des livraisons / réalisations avec ce qui a été commandé (constatation du service fait)

  2) Gestion des déplacements professionnels et des inscriptions aux congrès/salons :

• Effectuer les réservations de transports et d’hébergements sur la plateforme internet de l’agence de voyage

• Gérer avec l’agence de voyage les éventuels déplacements de groupe

• Effectuer les inscriptions aux évènements (congrès, salons), saisir les bons de commandes correspondant et constater les services faits

  3) En cas d’absence de la chargée d’accueil, l’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) assure son remplacement et donc les missions suivantes :

• Assurer l’accueil physique des visiteurs : information et orientation

• Assurer l’accueil téléphonique : prise de message et orientation des appels

• Trier et distribuer le courrier entrant et sortant

• Assurer la gestion des salles de réunion

Resattitudes (savoir être communs) :

• Esprit d’équipe

• Etre orienté(e) client

• Etre orienté(e) résultats (performance)

• Rigueur

Savoir-faire métier :

• Organisation

• Gestion de commandes (du devis à la réception)

• Niveau intermédiaire sur Excel permettant de créer des tableaux de suivi simples

• Savoir se servir d’un ERP

• Maîtrise de l’usage d’une plateforme internet de réservation de déplacements

Savoir être métier :

• Communication efficace

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Un premier entretien avec l’Office Manager

• Un second entretien avec un représentant des ressources humaines

• Un troisième entretien avec la DRH