En tant que chargé.e des services généraux, sous la supervision directe de la responsable du service, vous serez en charge la réflexion, de la mise en œuvre du plan d’action relatif à l’environnement de travail et la bonne marche des services généraux. Ceci comprend le bon fonctionnement des services fournis aux occupants dont vous avez la responsabilité, la gestion et le suivi du bâtiment en lien avec les questions d’aménagements, du respect des obligations légales et de sa sécurité, l’élaboration, la gestion rigoureuse et le suivi du budget.

A cet effet, vos responsabilités seront les suivantes :

  Organisation et supervision des services aux occupants du siège: Vous coordonnez l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants au siège, leur présentez l’environnement de travail et les services disponibles, et veillez au respect des règles internes. Vous vous assurez que les services et équipements restent fonctionnels, adaptés aux besoins, et proposez des améliorations si nécessaire. Vous accompagnez les occupants dans l’usage quotidien des équipements, traitez leurs demandes et garantissez la résolution rapide des incidents.

  Exploitation du bâtiment : Vous prévoyez et proposez les actions nécessaires pour garantir le respect des réglementations et normes en vigueur, tout en assurant la sécurité du bâtiment. Vous veillez à la bonne gestion et à l’optimisation du patrimoine immobilier, des espaces et des services, afin d’offrir aux occupants les meilleures conditions de travail. Vous supervisez la maintenance, la propreté et le bon fonctionnement des installations, en intégrant une démarche de développement durable.

  Suivi des fournisseurs, prestataires et relations extérieures: Vous planifiez et supervisez les interventions des prestataires et fournisseurs, tout en gérant les achats liés aux services généraux et aux équipements du siège. Vous veillez au respect des contrats pour garantir la qualité et le bon rapport coût/service. Vous pouvez également représenter l’Association auprès de la copropriété et assurer le lien avec le Syndic et le Conseil Syndical.

  Coordination, suivi administratif des dossiers, demandes et besoins du Siège: Vous veillez à l’approvisionnement, à la sécurisation et à la bonne gestion des stocks, tout en assurant le suivi des inventaires et le renouvellement des équipements et mobiliers. Vous coordonnez les demandes internes, garantissez le respect des règles d’archivage et gérez leur externalisation. Vous organisez également la logistique des évènements internes.

  Qualité, budget et performance des services généraux: Vous suivez, mettez à jour et communiquez les tableaux de bord relatifs aux demandes, besoins, consommations et dépenses. Vous élaborez le budget annuel de fonctionnement du siège et contribuez à la planification logistique. Vous coordonnez des audits réguliers et en partagez les résultats.

  Formation 

Vous pouvez justifier d’une formation technique de niveau supérieur en logistique, chaîne d’approvisionnement, environnement de travail, et/ou technologies de l’information et des communications numériques.

  Expérience 

Vous êtes fort d’une expérience dans un poste similaire au siège d’une ONG ou vous avez une expérience professionnelle de 3 ans minimum. Vous avez déjà travaillé avec Première Urgence Internationale? Ce sera un atout indéniable!

  Compétences 

Vous avez connaissance des cadres et pratiques en lien avec l’environnement de travail. Vous avez de l’expérience en gestion de projet ? C’est un plus !

  Qualités requises 

Vous montrez un bon relationnel, une facilité de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, et vous avez le goût du travail en équipe. Vous faites preuve de fiabilité et de sens des responsabilités, de rigueur et d'organisation, de réactivité, d'adaptabilité et vous avez des aptitudes de négociation. Vous avez une excellente résistance au stress et une capacité à travailler sous pression.

  Langues 

Vous maitrisez le français et l’anglais? C’est indispensable pour ce poste !