Vos missions

1. Ressources humaines

• Assurer l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs : formalités, matériel, accueil, intégration.

• Suivre les obligations RH : visites médicales, période d’essai.

• Organiser et suivre les entretiens annuels, professionnels, et autres moments RH clés.

• Gérer les plannings de congés, absences, arrêts maladie, en lien avec la direction.

• Maintenir à jour les dossiers du personnel et suivre les échéances réglementaires.

2. Comptabilité et facturation

• Assurer le suivi des factures clients et fournisseurs.

• Relancer les impayés et suivre les encaissements.

• Préparer les éléments comptables mensuels à destination du cabinet comptable (notes de frais, pièces justificatives, rapprochements bancaires…).

• Suivre les dépenses récurrentes et les postes budgétaires de fonctionnement.

3. Office management et vie de bureau

• Garantir un environnement de travail sain, agréable et bien organisé (commandes, gestion des stocks, relation avec les prestataires, suivi des équipements, etc.).

• Être le point de contact pour toutes les demandes internes liées au quotidien des équipes.

• Organiser les temps forts de la vie d’entreprise (séminaires, réunions d’équipe, événements internes).

4. Assistance de direction

• Gérer les agendas et l’organisation logistique de certains déplacements ou rendez-vous.

• Préparer des documents ou présentations à la demande de la direction.

• Participer à l’amélioration des procédures internes et au suivi des projets transverses.

Compétences clés

• Expérience confirmée sur un poste similaire ou en tant qu’Office Manager / Assistante de direction avec dimension RH et comptabilité.

• Bonne connaissance du cadre légal RH (entretiens obligatoires, gestion administrative du personnel).

• Aisance avec les outils de facturation et un bon niveau en suivi administratif et comptable.

• Excellente capacité d’organisation, de rigueur et de priorisation.

• Discrétion, sens de la confidentialité, et diplomatie.

Savoir-être

• Autonomie, fiabilité, sens du service.

• Bonne communication écrite et orale.

• Esprit d’initiative, proactivité, polyvalence.

• Capacité à s’adapter à une structure dynamique et en évolution.

Vos avantages ?

• 1J de Télétravail,

• Des titres restaurants (10 euros) et une bonne prise en charge mutuelle (ALAN),

• Le remboursement à hauteur de 50% de votre abonnement aux transports en commun,

• Des bureaux au coeur de Bordeaux,

• Une structure à taille humaine, jeune et dynamique,

• 2 jours de congés offerts par année d’ancienneté (jusqu’à 10 jours)

Étape 1 — Sélection des candidatures

• Lecture des CV et lettre/motivation.

• Pré-sélection des profils correspondant aux critères essentiels :

  • Expérience confirmée en Office Management.

  • Compétences en RH (administratif, suivi des entretiens, onboarding).

  • Notions de comptabilité (suivi factures, relances, préparation pour expert-comptable).

  • Appétence pour un rôle polyvalent et transversal.

Étape 2 — Entretien téléphonique (15–20 min)

Objectif : premier contact pour valider la motivation, la disponibilité et les fondamentaux du profil.
Réalisé par : Direction.

Points abordés :

• Présentation rapide de Placeloop et du poste.

• Parcours du candidat et motivations.

• Disponibilité et prétentions salariales.

• Validation des compétences-clés (RH/compta/organisation).

Étape 3 — Entretien approfondi (45–60 min)

Objectif : évaluer les compétences techniques, organisationnelles et relationnelles.
Réalisé par : Direction + potentiellement un membre de l’équipe (Customer Success ou Admin).

Contenu :

• Discussion détaillée sur les expériences passées.

• Questions situationnelles sur :

  • La gestion d’un onboarding.

  • La tenue d’un suivi de factures et relances.

  • L’organisation d’entretiens annuels.

  • La priorisation des tâches dans une semaine chargée.

• Échanges sur la façon dont le candidat voit son rôle dans une petite structure en croissance.

• Évaluation de la capacité à maintenir un environnement de travail sain et organisé.

Étape 4 — Mise en situation (facultative, 30–45 min)

Objectif : observer la méthode, la rigueur et la clarté.
Réalisé à distance ou sur place.

Exemples possibles :

• Rédiger un mail type pour relancer un client en retard de paiement.

• Proposer un petit plan d’onboarding pour un nouveau collaborateur.

• Prioriser une liste de tâches urgentes et expliquer les choix.

Étape 5 — Entretien final (30–45 min)

Objectif : valider l’adéquation culturelle et répondre aux dernières questions.
Réalisé par : CEO.

Contenu :

• Partage de la vision de Placeloop et des attentes pour le poste.

• Discussion sur les perspectives d’évolution.

• Réponses aux questions du candidat.

• Alignement final sur conditions (salaire, démarrage, modalités).

Décision et retour

• Retour sous 3 à 5 jours ouvrés après la dernière étape.

• Proposition d’embauche ou feedback constructif transmis au candidat.