Office Manager

Résumé du poste
CDI
Bordeaux
Salaire : Non spécifié
Début : 12 octobre 2025
Télétravail occasionnel
Expérience : > 2 ans
Éducation : Bac +3
Compétences & expertises
Contenu généré
Confidentialité
Comptabilité
Adaptabilité
Direction d'une équipe interfonctionnelle
Gestion de la logistique
+6

Placeloop
Placeloop

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Vos missions

1. Ressources humaines

  • Assurer l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs : formalités, matériel, accueil, intégration.

  • Suivre les obligations RH : visites médicales, période d’essai.

  • Organiser et suivre les entretiens annuels, professionnels, et autres moments RH clés.

  • Gérer les plannings de congés, absences, arrêts maladie, en lien avec la direction.

  • Maintenir à jour les dossiers du personnel et suivre les échéances réglementaires.

2. Comptabilité et facturation

  • Assurer le suivi des factures clients et fournisseurs.

  • Relancer les impayés et suivre les encaissements.

  • Préparer les éléments comptables mensuels à destination du cabinet comptable (notes de frais, pièces justificatives, rapprochements bancaires…).

  • Suivre les dépenses récurrentes et les postes budgétaires de fonctionnement.

3. Office management et vie de bureau

  • Garantir un environnement de travail sain, agréable et bien organisé (commandes, gestion des stocks, relation avec les prestataires, suivi des équipements, etc.).

  • Être le point de contact pour toutes les demandes internes liées au quotidien des équipes.

  • Organiser les temps forts de la vie d’entreprise (séminaires, réunions d’équipe, événements internes).

4. Assistance de direction

  • Gérer les agendas et l’organisation logistique de certains déplacements ou rendez-vous.

  • Préparer des documents ou présentations à la demande de la direction.

  • Participer à l’amélioration des procédures internes et au suivi des projets transverses.


Profil recherché

Compétences clés

  • Expérience confirmée sur un poste similaire ou en tant qu’Office Manager / Assistante de direction avec dimension RH et comptabilité.

  • Bonne connaissance du cadre légal RH (entretiens obligatoires, gestion administrative du personnel).

  • Aisance avec les outils de facturation et un bon niveau en suivi administratif et comptable.

  • Excellente capacité d’organisation, de rigueur et de priorisation.

  • Discrétion, sens de la confidentialité, et diplomatie.

Savoir-être

  • Autonomie, fiabilité, sens du service.

  • Bonne communication écrite et orale.

  • Esprit d’initiative, proactivité, polyvalence.

  • Capacité à s’adapter à une structure dynamique et en évolution.

Vos avantages ?

  • 1J de Télétravail,

  • Des titres restaurants (10 euros) et une bonne prise en charge mutuelle (ALAN),

  • Le remboursement à hauteur de 50% de votre abonnement aux transports en commun,

  • Des bureaux au coeur de Bordeaux,

  • Une structure à taille humaine, jeune et dynamique,

  • 2 jours de congés offerts par année d’ancienneté (jusqu’à 10 jours)


Déroulement des entretiens

Étape 1 — Sélection des candidatures

  • Lecture des CV et lettre/motivation.

  • Pré-sélection des profils correspondant aux critères essentiels :

    • Expérience confirmée en Office Management.

    • Compétences en RH (administratif, suivi des entretiens, onboarding).

    • Notions de comptabilité (suivi factures, relances, préparation pour expert-comptable).

    • Appétence pour un rôle polyvalent et transversal.


Étape 2 — Entretien téléphonique (15–20 min)

Objectif : premier contact pour valider la motivation, la disponibilité et les fondamentaux du profil.
Réalisé par : Direction.

Points abordés :

  • Présentation rapide de Placeloop et du poste.

  • Parcours du candidat et motivations.

  • Disponibilité et prétentions salariales.

  • Validation des compétences-clés (RH/compta/organisation).


Étape 3 — Entretien approfondi (45–60 min)

Objectif : évaluer les compétences techniques, organisationnelles et relationnelles.
Réalisé par : Direction + potentiellement un membre de l’équipe (Customer Success ou Admin).

Contenu :

  • Discussion détaillée sur les expériences passées.

  • Questions situationnelles sur :

    • La gestion d’un onboarding.

    • La tenue d’un suivi de factures et relances.

    • L’organisation d’entretiens annuels.

    • La priorisation des tâches dans une semaine chargée.

  • Échanges sur la façon dont le candidat voit son rôle dans une petite structure en croissance.

  • Évaluation de la capacité à maintenir un environnement de travail sain et organisé.


Étape 4 — Mise en situation (facultative, 30–45 min)

Objectif : observer la méthode, la rigueur et la clarté.
Réalisé à distance ou sur place.

Exemples possibles :

  • Rédiger un mail type pour relancer un client en retard de paiement.

  • Proposer un petit plan d’onboarding pour un nouveau collaborateur.

  • Prioriser une liste de tâches urgentes et expliquer les choix.


Étape 5 — Entretien final (30–45 min)

Objectif : valider l’adéquation culturelle et répondre aux dernières questions.
Réalisé par : CEO.

Contenu :

  • Partage de la vision de Placeloop et des attentes pour le poste.

  • Discussion sur les perspectives d’évolution.

  • Réponses aux questions du candidat.

  • Alignement final sur conditions (salaire, démarrage, modalités).


Décision et retour

  • Retour sous 3 à 5 jours ouvrés après la dernière étape.

  • Proposition d’embauche ou feedback constructif transmis au candidat.

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