Le pass Culture recherche son/sa nouveau Office Manager !

Rattaché à la Direction des Ressources humaines et de l’office management, tu seras considéré comme un coordinateur et le point de contact pour tous les besoins internes liés à la gestion de notre site.

Ton rôle sera de veiller à un environnement de travail fonctionnel et inspirant pour les collaborateurs tout en étant l’interlocuteur privilégié de la direction, des responsables hiérarchiques et du personnel.

En complément de ces missions, tu seras un acteur majeur dans le développement de notre politique handicap, inclusion et gestion des risques.

Tes missions

1/ Gestion des locaux et des moyens généraux

• Assurer le bon fonctionnement et entretien des bureaux

• Gérer les espaces de stockage

• Gérer les prestataires (analyse des contrats, suivi des prestations, suivi des demandes et des réalisation) : bailleur, sécurité, chauffage, alarme, courrier, électricité, nettoyage, stockage, travaux

• Assurer le suivi régulier des stocks de fournitures et les achats de matériel de bureau et mettre en place une organisation visant à optimiser le traitement des besoins de toutes les Directions

• Assurer la gestion du courrier et des livraisons, et proposer un accompagnement aux Directions du pass Culture pour gérer des campagnes d’envoi, notamment la Direction de la Communication

• Participer à l’optimisation des espaces dans une démarche d’amélioration continue des espaces de travail afin de favoriser un cadre de travail agréable (notamment décorations, signalétique, ameublement, espaces verts)

• Suivre, en lien avec les Directions concernées, le suivi des espaces de coworking : analyse des besoins, suivi des contrats, suivi du reporting, aide à la recherche de nouveaux espaces, coordonner la gestion des demandes d’assurance de ces espaces

• Coordonner, en cas de besoin, le déménagement et l’emménagement de la SAS

• Suivre ton budget

2/ Sécurité et qualité de vie au travail

• Co-piloter, en collaboration avec la chargée de développement des RH, le programme Ensemble Egalité et la politique de gestion des risques de la Société : Mise en place d’actions individuelles et collectives sur les volets inclusions et handicap, formations gestion des RPS / prévention en entreprise, lutte contre le harcèlement et VHSS…

• Être le garant de la bonne sécurité des locaux : système de surveillance et alarme, conformité électrique et incendie, et suivre les contrôles obligatoires afférents

• Veiller à la bonne mise en place des consignes de sécurité et à leur application

• Développer, en lien direct avec le service RH, une politique visant à favoriser la sécurité en entreprise : formation SST, formation et cadrage des équipes d’évacuation

• En lien avec le service RH, assurer le suivi du DUERP / PAPRIPACT et procéder à sa mise à jour annuelle comprenant plan d’action, piste d’améliorations et solutions associées

3/ Vie en entreprise

• Organiser, hors des actions CSE, des événements ponctuels à destination des salariés du pass Culture

• En lien direct avec le service RH, prendre activement part aux parcours d’onboarding et d’offboarding des salariés, et assurer la bonne réalisation et le suivi des tâches confiées : gestion des badges, livraison et reprise du matériel informatique par exemple

• Négocier des partenariats avantageux : Hôtels, fournisseurs de repas, salles de formations…

• En lien direct avec la chargée de développement RH, participer à l’organisation logistique des formations, en interne comme en externe

• Prendre activement part à l’organisation des événements de la Direction des Ressources Humaines : organisation de séminaires, temps de cohésion d’équipes…

• Assister et apporter une aide logistique et humaine dans l’organisation d’événements internes et externes, principalement en lien avec la Direction CREM et la Direction du Développement culturelle et de la coopération territoriale

• Idéalement issu(e) d’une formation BAC+3 type Bachelor Responsable administratif ou équivalent, tu justifies d’une expérience significative sur un poste similaire. Une connaissance du milieu tech serait un plus pour une bonne compréhension de ton environnement de travail.

• Tu es un véritable « couteau suisse » et tu maîtrises plusieurs aspects de l’office management (services généraux, secrétariat courant, évènementiel).

• Tes excellentes qualités relationnelles, ton dynamisme, ton sens du service et ta parfaite organisation te permettront de gérer les priorités et répondre aux besoins de la Société de façon proactive et qualitative.

• Tu es très polyvalent(e), force de proposition, autonome et tu as une forte sensibilité aux problématiques RSE et achat responsable.

• Tu as une vraie appétence pour développer des actions visant à promouvoir l’inclusion et l’égalité en entreprise, tout en ayant la volonté de contribuer à maintenir et développer un cadre de travail sécurisé et sécurisant.

• Tu maîtrises parfaitement les outils bureautiques et tu as une capacité à gérer un budget en ayant de bons réflexes de reporting.

• Une expérience sur des fonctions RH est un vrai plus

• Préqualification avec notre Chargée de développement des ressources humaines,

• Entretien avec notre Responsable RH et office management, ton futur manager,

• Entretien avec l’équipe

  Date limite de réception des candidatures : 20/10/2025 après midi