Vous apporterez un support administratif et organisationnel à deux directions Assurances (4 personnes) et Fiscalité (8 personnes).

Vos responsabilités s’articuleront autour des axes suivants :

Organisation & Coordination

- Gestion des agendas : planification des réunions (internes, externes, bimestrielles, entretiens annuels), réservation des salles, etc.,- Organisation des déplacements (trains, avions, hôtels, voitures).- Organisation des visites de sites avec les assureurs (environ 15/an) ou les contrôleurs fiscaux ( 1 à 2 par an).

Gestion Administrative & Documentaire

- Mise en forme et synthèse des présentations et documents (Word, PowerPoint).- Gestion des bases documentaires et archivage (SharePoint, espaces partagés)- Gestion des courriers officiels.- Gestion des NDA et documents contractuels avec les partenaires.- Gestion des bases fiscales : abonnements, accès, support technique.- Accueil et suivi administratif des stagiaires et alternants.

Achats & Processus

- Gestion des commandes et achats via SAP (processus P2P : DA, commandes, réception, suivi).- Suivi des factures/ paiements : honoraires, primes d’assurance, relances internes.

Suivi & Reporting

- Collecte des informations internes pour les renouvellements (salariés, véhicules, clés SI, chiffres d’affaires etc.).- Mise à jour et communication avec les directions connexes (juridique, comptabilité, audit, etc.).

Gestion des Formulaires & Attestations

- Demande et suivi des attestations (publipostage annuel, envoi aux entités).- Gestion des demandes de formulaires fiscaux (certificats de résidence, CRS/FATCA, W8BenUSA).

Le poste est évolutif et d’autres missions pourront vous êtes attribuées.

Profil recherché :

Formation : Bac+2 minimum (type BTS Assistant Manager, SAM, Gestion PME).Expérience : 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement en environnement corporate.

Compétences clés :o   Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) et SAP .

o   Organisation, rigueur et sens des priorités.

o   Discrétion et excellent relationnel.

o   Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément. 

La capacité à travailler occasionnellement (mails et demandes simples et occasionnels)  en anglais serait un plus